Los informes ESG se tratan a menudo como una tarea de sostenibilidad. En la práctica, depende de que las operaciones, las instalaciones, el mantenimiento y el liderazgo trabajen juntos.
Ahí es donde muchas organizaciones tienen dificultades. Puede que existan los datos, pero las responsabilidades en torno a ellos no suelen estar claras. Un equipo cree que es otro el que se encarga de ello. Un informe se retrasa porque nadie se encarga de validarlo. Una métrica cambia, pero nadie sabe quién debe investigarla.
El verdadero reto de los informes ESG no es sólo recopilar información. Es definir a quién corresponde cada paso del proceso.
En muchas organizaciones, los informes ESG fallan por la misma razón que los flujos de trabajo operativos: demasiados traspasos y poca claridad.
Los problemas típicos son:
Los datos son recopilados manualmente por diferentes equipos.
La misma métrica se registra en varios lugares.
Nadie es plenamente responsable de validar las entradas.
Las correcciones se producen demasiado tarde para cumplir los plazos de presentación de informes.
Los equipos de operaciones consideran que la ESG es trabajo de otros.
Cuando la propiedad no está clara, los informes se vuelven reactivos. Se pasa más tiempo revisando hojas de cálculo que mejorando el rendimiento.
Los informes ASG no son responsabilidad de un solo equipo. Suele requerir varias funciones que trabajan en secuencia.
Equipos de operaciones
Los equipos de operaciones suelen ser los primeros en generar los datos. Saben lo que ocurre en el centro, qué activos están en funcionamiento, dónde se han producido incidentes y qué cambios se han realizado.
Su función es:
Captar los eventos operativos,
registrar los datos pertinentes sobre consumos o incidentes,
señalar las anomalías,
y asegurarse de que la información está completa en su origen.
Equipos de instalaciones y mantenimiento
Los equipos de instalaciones y mantenimiento son fundamentales cuando los datos ESG están vinculados a activos y operaciones físicas.
Su función es:
identificar la causa operativa de las desviaciones
documentar las medidas correctoras,
mantener los registros vinculados a los equipos o centros
y respaldar las pruebas en torno a las mejoras del rendimiento.
Equipos de sostenibilidad y ESG
Los equipos de sostenibilidad suelen encargarse del marco de información, las definiciones y la información.
Su función es:
decidir qué métricas deben comunicarse
Validar si los datos se ajustan a la norma de información,
agregar y estructurar la información
y prepararla para su divulgación interna o externa.
Dirección y finanzas
La dirección y las finanzas suelen necesitar la versión final para respaldar las decisiones, la gestión de riesgos y los compromisos externos.
Su función es
revisar los resultados,
garantizar la gobernanza,
aprobar el informe final,
y alinear la ASG con las prioridades empresariales.
Los equipos de operaciones no tienen por qué ser propietarios de todas las métricas, pero sí de la calidad de los datos en el momento en que se crean.
Esto suele incluir:
Datos de consumo a nivel de centro.
Incidentes relacionados con los equipos.
Cambios operativos que afectan a las métricas ESG.
Acciones de mantenimiento que influyen en el rendimiento.
Excepciones, anomalías y medidas correctivas.
Si esta información no se captura correctamente en origen, los equipos de ESG se ven obligados a reconstruir la historia más tarde. Esto aumenta el riesgo, genera retrasos y debilita la confianza en el informe final.
Los equipos de sostenibilidad y ESG no deberían tener que perseguir datos operativos brutos desde cero. Su función es convertir esos datos en algo coherente, comparable y notificable.
Deben validar:
si la métrica está completa,
si las definiciones son coherentes en todos los sitios,
si las pruebas respaldan el valor notificado,
y si hay lagunas que deban resolverse antes de la presentación.
En este paso es donde muchas organizaciones pierden tiempo. Si la validación sólo tiene lugar al final del ciclo, es demasiado tarde para corregir el proceso. La validación debe ser continua, no sólo en la temporada de presentación de informes.
Cuando las métricas ESG se ven afectadas por las operaciones físicas, los equipos de instalaciones y mantenimiento son a menudo los que pueden resolver la causa raíz.
Algunos ejemplos son:
Pérdidas repetidas de agua causadas por equipos defectuosos,
picos de energía causados por un rendimiento deficiente de los activos,
problemas de residuos vinculados a fallos en los procesos,
o desviaciones de emisiones vinculadas a la ineficacia del sistema.
Su responsabilidad no es redactar el informe. Su responsabilidad es solucionar el problema operativo y documentar las medidas adoptadas. Así se crean las pruebas que necesitan los equipos de ESG y se reduce el riesgo de que se repitan los problemas. operaciones, lo que permite a los equipos intervenir antes de que las ineficiencias se conviertan en fallos o problemas de cumplimiento.
Cuando la propiedad no está clara, la gente asume que es otra persona la que se encarga. Es entonces cuando los plazos se retrasan y la calidad de los datos se resiente.
Un modelo sólido de información ASG debe responder claramente a cinco preguntas:
¿Quién captura los datos?
¿Quién los comprueba?
¿Quién investiga las excepciones?
¿Quién aprueba la versión final?
¿Quién es responsable si falta algo?
Si no se responde a estas preguntas, la elaboración de informes ESG se convierte en un problema de coordinación en lugar de un proceso de gestión.
Un flujo de trabajo compartido crea claridad en todas las funciones.
En lugar de mover los datos a través de correos electrónicos, hojas de cálculo y herramientas desconectadas, cada paso se da en el mismo sistema o, al menos, dentro del mismo proceso. Esto facilita:
rastrear los cambios
asignar responsabilidades,
seguir el estado de los elementos abiertos,
y preservar la auditabilidad.
Un flujo de trabajo compartido también reduce la duplicación de tareas. Las operaciones no necesitan recrear lo que la sostenibilidad ya ha estructurado, y los equipos de ESG no necesitan reconstruir lo que las operaciones ya han capturado.
Una buena gobernanza ESG no significa más burocracia. Significa menos ambigüedades.
Un modelo de gobernanza práctico suele incluir:
propietarios definidos para cada métrica
definiciones de datos estándar,
vías de escalado claras,
puntos de control de aprobación,
y plazos visibles.
También ayuda establecer un ritmo regular. Los ciclos de revisión semanales o mensuales suelen ser más eficaces que esperar al final del trimestre o del año.
La tecnología debe apoyar la propiedad, no ocultarla.
Una buena plataforma puede ayudar a las organizaciones a:
centralizar los datos operativos
conectarlos con activos, centros e incidencias,
asignar tareas al equipo adecuado
y mantener un historial completo de acciones y aprobaciones.
Aquí es donde una plataforma como Nextbitt resulta útil. Puede ayudar a los equipos a pasar de unos informes ESG fragmentados a un flujo de trabajo operativo compartido en el que la responsabilidad sea visible y las pruebas sean más fáciles de confiar.
La mayoría de los problemas relacionados con los informes ESG no se deben a una falta de esfuerzo. Se deben a un diseño deficiente de los procesos.
Los errores más comunes son:
Asignar la elaboración de informes ESG únicamente al equipo de sostenibilidad,
recopilar datos sin definir los propietarios,
utilizar definiciones diferentes en los distintos centros,
esperar a los plazos de presentación de informes para validar los datos,
e ignorar el vínculo entre las operaciones y la elaboración de informes.
Si se evitan estos errores, los informes ASG serán más rápidos, limpios y fiables.
Los informes ESG para los equipos de operaciones funcionan mejor cuando la propiedad es explícita. Operaciones captura los datos, ESG los valida, instalaciones y mantenimiento resuelven los problemas operativos, y el liderazgo asegura que el proceso se rige correctamente.
Cuando todo el mundo sabe de quién es cada cosa, la elaboración de informes resulta menos estresante y mucho más precisa. Y lo que es más importante, se convierte en parte de cómo funciona la organización, no sólo de cómo informa.
Si su proceso de elaboración de informes ESG sigue dependiendo de traspasos poco claros y de un seguimiento manual, puede que haya llegado el momento de definir la propiedad con mayor claridad. Descubra cómo Nextbitt puede ayudarle a conectar los equipos de operaciones, instalaciones y sostenibilidad en un flujo de trabajo compartido.
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