Neste blog post vamos perceber como o reconhecimento automático de documentos através da inteligência artificial pode ser uma vantagem competitiva para as organizações em todas as áreas de atividade.
Oprocesso de interpretação de documentos desempenha um papel crucial na gestão da informação em grandes organizações. Com o crescimento exponencial da quantidade de dados provenientes de diferentes fontes,é essencial dispor de métodos eficientes para extrair informação útil e tomar decisões fundamentadas. No entanto, este processo tradicionalmente manual é marcado pela sua complexidade, lentidão e propensão para erros humanos.
Imagine que uma empresa recebe diariamente um grande número de documentos, tais como facturas, contratos, relatórios e formulários.
A tarefa de:
interpretar estes documentos,
- extrair dados relevantes
- e inseri-los nos sistemas da organização
pode ser, como já mencionado, extremamente trabalhosa e suscetível a falhas. Além disso, o tempo despendido neste processo manual pode atrasar a tomada de decisões críticas e comprometer a eficiência operacional.
A existência de uma tecnologia com funcionalidades que permitissem aos utilizadores submeter documentos a interpretação automática e extrair essa informação de forma fiável e automática, reduzindo ao máximo a necessidade de intervenção humana, seria ideal para muitos dos processos exigentes das grandes organizações.
É nesta fase que a Nextbitt surge como uma solução inovadora para dar resposta a esta necessidade premente das organizações. Com a sua plataforma de interpretação automática de documentos, a Nextbitt oferece uma abordagem baseada em Inteligência Artificial (IA) para automatizar e otimizar este processo crítico. A sua solução não só elimina a necessidade de intervenção humana regular, como também garante a fiabilidade, segurança e precisão dos dados extraídos.
A proposta da Nextbitt não se limita à interpretação automática de documentos, mas também se integra perfeitamente com outros produtos do ecossistema da empresa. Isto significa que os dados extraídos podem ser facilmente integrados nos sistemas existentes da organização, como a gestão de energia e a gestão ambiental. Esta perfeita integração permite uma análise mais abrangente e informada dos dados, contribuindo para uma tomada de decisão mais assertiva e eficaz.
Este processo consiste na interpretação e recolha de dados dos documentos através de algoritmos de IA (inteligência artificial), extraindo, validando e processando a informação de forma simples para o utilizador.
Os utilizadores podem submeter documentos através do Portal Nextbitt, email ou aplicação Mobile Nextbitt.
Ao submeter o documento, a plataforma irá aplicar o modelo mais adequado para a sua interpretação, avaliando a sua estrutura e composição para extrair a informação e convertê-la em dados concretos, utilizando algoritmos de IA para estas previsões.
A cada campo identificado pelo modelo é atribuído um valor de fiabilidade ao resultado obtido.
Em cada modelo, os campos podem ser configurados para serem detectados pelo processo, aumentando assim a possibilidade de personalização do processo, bem como o raio e a confiança na obtenção desta informação.
Esta é uma etapa crucial no processo de interpretação de documentos da Nextbitt, oferecendo um controlo de qualidade essencial para garantir a precisão e fiabilidade dos dados processados. Quando um documento não atinge um nível mínimo de fiabilidade, estabelecido em 75% e ajustável conforme necessário para cada modelo, é encaminhado para esta fila de espera para validação manual.
Na fila de validação manual, os utilizadores têm várias opções de ação para cada documento:
Esta opção é ideal quando os valores identificados pelo modelo são considerados corretos pelo utilizador. Ao aprovar os valores, o utilizador aceita o resultado e permite que o sistema os inclua automaticamente no processo, submetendo o ficheiro com os resultados identificados à fase seguinte do workflow.
Se os valores identificados pelo modelo não corresponderem às expectativas ou necessidades do utilizador, este pode optar por selecionar outro modelo de interpretação. Isto permite-lhe ajustar os parâmetros do processo, adicionar novos campos ou modificar as definições para melhor se adequarem ao documento em questão. Depois de efectuadas as alterações, o processo de identificação é repetido para garantir uma interpretação mais precisa.
Se o utilizador determinar que o documento em questão não é relevante ou não pode ser interpretado com precisão pelo sistema, pode optar por ignorá-lo. Ao escolher esta opção, todos os valores identificados são descartados e o documento é removido da Fila de Validação Manual, permitindo assim que o utilizador se concentre em documentos mais pertinentes.
Os dados recolhidos são integrados noutros produtos Nextbitt, como por exemplo Gestão de Energia para facturas de energia, Gestão Ambiental, para dados relativos a consumos e respectivos factores de emissão de Co2.
A capacidade da Nextbitt para interpretar uma vasta gama de documentos oferece uma vantagem significativa às organizações. Ao permitir a leitura de qualquer tipo de documento, desde facturas e contratos a relatórios e formulários, a Nextbitt adapta-se às necessidades específicas de cada cliente. Isto não só aumenta a versatilidade da plataforma, como também melhora a fiabilidade dos processos ao longo do tempo.
Para além disso, a personalização de modelos é uma caraterística fundamental que a Nextbitt oferece. Ao longo do tempo, a plataforma vai aprendendo com o histórico de dados recolhidos e com as interações dos utilizadores, aperfeiçoando continuamente o modelo de interpretação. Essas adaptações personalizadas garantem uma experiência mais precisa e eficiente, alinhada às necessidades específicas de cada ambiente organizacional.
A integração da Inteligência Artificial (IA) no reconhecimento e interpretação automática de documentos desempenha um papel crucial na melhoria da fiabilidade e precisão dos resultados. Anteriormente, este processo dependia fortemente da intervenção humana, o que aumentava o risco de erros e atrasos. No entanto, com a Nextbitt, a IA assume a maior parte do trabalho, reduzindo significativamente a necessidade de intervenção humana e garantindo uma maior segurança dos dados submetidos.
Os algoritmos de IA aplicados pela Nextbitt são treinados para reconhecer padrões e extrair informações relevantes dos documentos com precisão e eficiência. Isto não só acelera o processo de interpretação, como também melhora a qualidade dos resultados, permitindo às organizações tomar decisões mais informadas e assertivas com base nos dados extraídos.
Além disso, a IA da Nextbitt é adaptativa, o que significa que pode aprender e evoluir ao longo do tempo. À medida que mais dados são processados e mais interações são feitas, os algoritmos tornam-se mais refinados e precisos, fornecendo uma interpretação cada vez mais exacta e fiável dos documentos.
Uma das vantagens fundamentais da funcionalidade da Nextbitt é a integração automática dos dados no sistema da empresa. Uma vez que os dados são processados com sucesso pela plataforma, são automaticamente integrados noutros produtos do ecossistema Nextbitt. Isto permite às organizações avaliar imediatamente o impacto da informação introduzida e tomar decisões com base em dados actualizados e precisos.
Esta integração automática de dados elimina a necessidade de transferência manual de informações entre sistemas, reduzindo erros e atrasos associados. Além disso, fornece uma visão holística e em tempo real das operações da organização, facilitando assim a tomada de decisões mais rápidas e informadas.
Ao adotar esta funcionalidade da plataforma Nextbitt, as organizações optimizam os seus fluxos de trabalho e tomam decisões mais informadas e rápidas com base em dados actualizados e precisos. Esta abordagem não só melhora a eficiência operacional, como também aumenta a competitividade e a adaptabilidade das organizações num ambiente empresarial em constante evolução.
A Nextbitt não é apenas uma ferramenta, é um parceiro estratégico na gestão eficaz da informação e na tomada de decisões informadas. Saiba mais sobre como utilizamos a Inteligência Artificial na Nextbittaqui e marque uma Demo connosco para ver esta funcionalidade em ação.