ESG Reporting: Quem Faz o Quê nas Operações?

Os relatórios ESG são frequentemente tratados como uma tarefa de sustentabilidade. Na prática, depende do trabalho conjunto das operações, instalações, manutenção e liderança.

É aqui que muitas organizações se debatem. Os dados podem existir, mas as responsabilidades em torno desses dados são muitas vezes pouco claras. Uma equipa pensa que outra equipa está a tratar do assunto. Um relatório sofre atrasos porque ninguém é responsável pela validação. Uma métrica muda, mas ninguém sabe quem a deve investigar.

O verdadeiro desafio dos relatórios ESG não é apenas a recolha de informação. É definir a quem pertence cada etapa do processo.

Porque é que os relatórios ESG falham

Em muitas organizações, os relatórios ESG falham pela mesma razão que os fluxos de trabalho operacionais falham: demasiadas transferências e pouca clareza.

Os problemas típicos incluem:

• Os dados são recolhidos manualmente por diferentes equipas.

• A mesma métrica é monitorizada em vários locais.

• Ninguém é totalmente responsável pela validação das entradas.

• As correcções são feitas demasiado tarde para cumprir os prazos dos relatórios.

• As equipas de operações vêem o ESG como um trabalho de outra pessoa.

Quando a responsabilidade não é clara, os relatórios tornam-se reactivos. As pessoas passam mais tempo a verificar folhas de cálculo do que a melhorar o desempenho.

Os papéis que devem ser envolvidos

Os relatórios ESG não são da responsabilidade de uma só equipa. Normalmente, requer várias funções a trabalhar em sequência.

Equipas de operações

As equipas de operações são frequentemente as primeiras a gerar os dados. Sabem o que se passa a nível local, que activos estão a funcionar, onde ocorreram incidentes e que alterações foram feitas.

O seu papel consiste em:

• captar eventos operacionais,

• registar dados relevantes sobre consumos ou incidentes,

• assinalar anomalias,

• e certificar-se de que a informação está completa na fonte.

Equipas de instalações e manutenção

As equipas de instalações e manutenção são fundamentais quando os dados ESG estão ligados a activos e operações físicas.

O seu papel consiste em:

• identificar a causa operacional dos desvios,

• documentar as acções corretivas,

• manter os registos ligados a equipamentos ou locais,

• e apoiar provas de melhorias de desempenho.

Equipas de sustentabilidade e ESG

As equipas de sustentabilidade são normalmente responsáveis pelo enquadramento dos relatórios, definições e divulgações.

O seu papel consiste em:

• decidir que métricas devem ser relatadas,

• validar se os dados estão alinhados com a norma de relato

• agregar e estruturar a informação,

• e prepará-la para divulgação interna ou externa.

Liderança e finanças

A direção e as finanças precisam frequentemente da versão final para apoiar decisões, gestão de riscos e compromissos externos.

O seu papel consiste em:

• rever os resultados,

• assegurar que a governação está em vigor,

• aprovar o relatório final,

• e alinhar o ESG com as prioridades do negócio.

O que as operações devem captar

As equipas de operações não precisam de se apropriar de todas as métricas, mas precisam de se apropriar da qualidade dos dados no momento em que são criados.

Isso geralmente inclui:

• Dados de consumo a nível local.

• Incidentes relacionados com equipamentos.

• Alterações operacionais que afectam as métricas ESG.

• Acções de manutenção que influenciam o desempenho.

• Excepções, anomalias e medidas corretivas.

Se esta informação não for capturada corretamente na fonte, as equipas ESG são forçadas a reconstruir a história mais tarde. Isso aumenta o risco, cria atrasos e enfraquece a confiança no relatório final.

O que as equipas ESG devem validar

As equipas de sustentabilidade e ESG não devem ter de procurar dados operacionais em bruto a partir do zero. O seu papel é transformar esses dados em algo consistente, comparável e reportável.

Devem validar:

• Se a métrica está completa,

• se as definições são consistentes em todos os sítios,

• se as provas apoiam o valor comunicado,

• e se há lacunas que precisam de ser resolvidas antes da apresentação.

É nesta etapa que muitas organizações perdem tempo. Se a validação ocorrer apenas no final do ciclo, é demasiado tarde para corrigir o processo. A validação deve ser efectuada continuamente e não apenas na época de apresentação de relatórios.

O que a manutenção e as instalações devem resolver

Quando as métricas ESG são afectadas por operações físicas, as equipas de manutenção e instalações são muitas vezes as que podem resolver a causa principal.

Exemplos incluem:

• perdas repetidas de água causadas por equipamento defeituoso,

• picos de energia causados por um mau desempenho dos activos

• problemas de resíduos associados a falhas nos processos,

• ou desvios de emissões ligados à ineficiência do sistema.

A sua responsabilidade não é redigir o relatório. A sua responsabilidade é resolver o problema operacional e documentar as medidas tomadas. Isto cria as provas de que as equipas ESG necessitam e reduz o risco de problemas recorrentes. operações, permitindo que as equipas intervenham antes que as ineficiências se transformem em falhas ou problemas de conformidade.

Porque é que a propriedade deve ser explícita

Quando a propriedade não é clara, as pessoas assumem que outra pessoa está a tratar do assunto. É nessa altura que os prazos se atrasam e a qualidade dos dados é prejudicada.

Um modelo de relatório ESG sólido deve responder claramente a cinco perguntas:

1. Quem recolhe os dados?

2. Quem os verifica?

3. Quem investiga as excepções?

4. Quem aprova a versão final?

5. Quem é responsável se algo estiver em falta?

Se estas questões não forem respondidas, os relatórios ESG tornam-se um problema de coordenação em vez de um processo de gestão.

Como um fluxo de trabalho partilhado ajuda

Um fluxo de trabalho partilhado cria clareza entre funções.

Em vez de mover dados através de e-mails, folhas de cálculo e ferramentas desconectadas, cada passo acontece no mesmo sistema ou, pelo menos, dentro do mesmo processo. Isto torna mais fácil:

• rastrear alterações,

• atribuir responsabilidades,

• acompanhar o estado dos pontos em aberto,

• e preservar a auditabilidade.

Um fluxo de trabalho partilhado também reduz a duplicação de trabalho. As operações não precisam de recriar o que a sustentabilidade já estruturou, e as equipas ESG não precisam de reconstruir o que as operações já captaram.

O que é uma boa governação

Uma boa governação ESG não significa mais burocracia. Significa menos ambiguidades.

Um modelo de governação prático inclui normalmente:

• proprietários definidos para cada métrica,

• definições de dados normalizadas,

• caminhos de escalonamento claros,

• pontos de controlo de aprovação,

• e prazos visíveis.

Também ajuda a estabelecer um ritmo regular. Os ciclos de revisão semanais ou mensais são frequentemente mais eficazes do que esperar até ao final do trimestre ou do ano.

O papel da tecnologia

A tecnologia deve apoiar a apropriação, não obscurecê-la.

Uma boa plataforma pode ajudar as organizações a:

• centralizar os dados operacionais,

• ligá-los a activos, locais e incidentes,

• atribuir tarefas à equipa certa,

• e manter um histórico completo de acções e aprovações.

É aqui que uma plataforma como a Nextbitt se torna útil. Pode ajudar as equipas a passar de relatórios ESG fragmentados para um fluxo de trabalho operacional partilhado onde a responsabilidade é visível e é mais fácil confiar nas provas.

Erros comuns a evitar

A maioria dos problemas com os relatórios ESG não são causados por falta de esforço. São causados por uma conceção deficiente do processo.

Os erros mais comuns incluem:

• Atribuir a elaboração de relatórios ESG apenas à equipa de sustentabilidade,

• recolher dados sem definir os proprietários,

• utilização de definições diferentes nos vários sítios,

• esperar pelos prazos dos relatórios para validar os dados,

• e ignorar a ligação entre as operações e os relatórios.

Evitar estes erros torna os relatórios ESG mais rápidos, mais limpos e mais fiáveis.

Conclusão

Os relatórios ESG para as equipas de operações funcionam melhor quando a propriedade é explícita. As operações captam os dados, o ESG valida-os, as instalações e a manutenção resolvem os problemas operacionais e a liderança garante que o processo é gerido corretamente.

Quando todos sabem a quem pertence o quê, os relatórios tornam-se menos stressantes e muito mais precisos. Mais importante ainda, torna-se parte da forma como a organização funciona, e não apenas como reporta.

Se o seu processo de elaboração de relatórios ESG ainda depende de transferências pouco claras e de acompanhamento manual, talvez seja altura de definir mais claramente a propriedade. Explore como a Nextbitt pode ajudar a ligar as equipas de operações, instalações e sustentabilidade num fluxo de trabalho partilhado.
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