Do Excel disperso à inteligência em tempo real: A revolução operacional que começa em 2026

O Excel ainda governa (mas não deveria)

Se é um gestor de operações, diretor de instalações ou líder de sustentabilidade numa organização moderna, conhece esta cena:

São 10 da manhã. Tem uma reunião com o CEO dentro de 2 horas. Ele quer saber: Quantos activos estão em risco de avaria? Qual é o nosso consumo de energia esta semana em comparação com a semana passada? Estamos a cumprir os nossos objectivos de emissões de carbono? Qual é o custo de manutenção da nossa operação?

O que é que faz? Abre 4 ficheiros Excel diferentes, obtém dados de 3 sistemas diferentes, consolida tudo manualmente e espera que não haja erros.

Resultado: 90 minutos perdidos, 3 ajustes manuais (risco de erro) e ainda não tem toda a informação de que precisa.

Esta é uma realidade em 2025. Mas 2026 será diferente.

Porque é que o Excel (e os sistemas isolados) é o inimigo silencioso

Estudos mostram que 35-40% do tempo dos gestores de operações é gasto na consolidação manual de dados, em vez de na análise e na tomada de decisões.

Isto significa um dia por semana perdido em "Olimpíadas de Excel", decisões atrasadas porque os dados demoram a ser consolidados e oportunidades de eficiência ignoradas devido à falta de correlação de dados.

Uma organização com 50 gestores de operações que gastam 40% do seu tempo na consolidação manual equivale a 1000 dias por ano (5 gestores a tempo inteiro) apenas a manipular dados. Convertido em custos, este valor corresponde normalmente a 200 000-400 000 euros/ano de perda de produtividade.

Porque as operações empresariais modernas exigem visibilidade em 3 dimensões críticas - Activos, Energia e Sustentabilidade - mas estes dados vivem em 3 universos diferentes, geridos por pessoas diferentes, comunicados em formatos diferentes.

Não se trata de negligência. É a natureza fragmentada dos sistemas empresariais.

A revolução: Do manual ao automático, do isolado ao integrado

A Nextbitt foi construída em torno de um princípio simples: tudo o que pode ser automatizado deve ser automatizado. Tudo o que pode ser integrado deve ser integrado.

O que muda na prática

Antes (Excel + sistemas isolados):
Segunda-feira às 9h: Aceder ao CMMS, exportar relatório de activos. Segunda-feira 10h00: Aceder ao EMS, exportar dados de energia. Segunda-feira 11am: Consultar a plataforma ESG, recolher métricas. Segunda-feira 12h00: Abrir o Excel, começar a copiar/colar. Segunda-feira 13h00: Descobrir erros, começar de novo. Segunda-feira 14h00: Finalmente tenho dados para análise (4 horas perdidas).

Depois (Nextbitt - Ecossistema integrado):
Segunda-feira 9h00: Abrir o Nextbitt. Segunda-feira, 9h05: O painel de controlo é carregado com TODAS as informações - estado dos activos em tempo real, consumo de energia correlacionado com o desempenho dos activos, métricas ESG automáticas, anomalias detectadas pela IA. Segunda-feira, 9h10: Começa a análise (10 segundos vs. 4 horas).

Três dimensões da transformação

Velocidade da informação: de 4 horas para 4 minutos. As decisões podem ser tomadas em tempo real e não após a consolidação do fim de semana. As oportunidades de otimização são identificadas no momento em que ocorrem.

Qualidade da informação: Fonte única de verdade (em vez de várias versões contraditórias). A correlação de dados revela padrões que os sistemas isolados nunca vêem. A IA detecta anomalias e oportunidades automaticamente.

Capacidade estratégica: Os gestores gastam 60% do tempo em análises/decisões (vs. 40% em consolidação). Tempo libertado para inovação, otimização e estratégia. A organização toma melhores decisões porque tem melhores informações.

Integração real: Como funciona na prática

Exemplo prático: Redução de 30% nos custos de energia

Cenário: Organização com 200 edifícios, 5.000 activos

Sem Nextbitt:
Os dados de consumo de energia são isolados na plataforma de energia. Os dados de manutenção estão isolados no CMMS. O gestor vê "consumo acima do normal no Edifício 5" mas não consegue correlacionar com "HVAC precisa de manutenção". Resultado: O problema só é diagnosticado quando ocorre uma avaria total (custo de 50 000 euros).

Com a Nextbitt:
O sistema integrado vê a correlação: "Consumo acima do normal + Vibração anormal do compressor = Necessidade de ação preventiva." É gerada uma notificação automática. Manutenção efectuada preventivamente (custo de 5.000 euros).45.000 euros poupados numa única intervenção.

Multiplique este valor por 200 edifícios, 12 meses = centenas de milhares de euros poupados em operações de maior dimensão.

O impacto real: Números que falam

As organizações que migraram para ecossistemas integrados relatam:

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Histórias reais de sucesso de clientes

Vodafone: Gestão de 14.000 activos em 100 edifícios com transparência e controlo

O desafio:
100 edifícios, 14.000 activos, 1.400 requisitantes. A Vodafone gere diariamente dezenas de fornecedores de serviços, mas cada um deles utilizava uma ferramenta de gestão de activos diferente. A informação estava dispersa. Quando os fornecedores mudavam, perdiam-se todos os dados históricos. Os pedidos chegavam por correio eletrónico, telefone e vários canais - impossível de controlar e acompanhar de forma consistente.

A empresa processava 60.000 notificações por ano, mas não tinha visibilidade centralizada.

A transformação:
A Vodafone implementou a Nextbitt para unificar a gestão de serviços simples e complexos. Todos os fornecedores trabalham agora através da mesma plataforma. Os requisitantes (de qualquer edifício, qualquer loja) podem submeter pedidos através de self-service. Tudo é transparente, rastreável e em tempo real.

Principais realizações:

• 100% dos pedidos respondidos - Nenhum pedido ficou sem resposta

• Acompanhamento em tempo real - A administração e os fornecedores têm acesso à mesma ferramenta e acompanham todos os pedidos em tempo real

• 60 000 notificações por ano geridas a partir de uma única plataforma

• Zero informações dispersas - Não há risco de perda de dados quando os fornecedores mudam

• Agilidade de operação - Pedidos de intervenção, triagem, notificação de fornecedores e execução - tudo a partir de qualquer lugar, no computador ou telemóvel

O que diz Esther Domínguez, engenheira de infra-estruturas da Vodafone:

"Agora existe um autosserviço por parte de quem solicita o serviço e nenhum pedido fica sem resposta. Além disso, já não existe o perigo de dispersar a informação em diferentes ficheiros, o que por vezes criava repetições e dificultava a gestão dos pedidos."

Implicações para a indústria: A Vodafone provou que mesmo as organizações que gerem milhares de fornecedores terceiros podem obter transparência e controlo através da inteligência unificada. Quando um gigante das telecomunicações/retalho confia mais de 60.000 notificações anuais a uma única plataforma, isso é uma validação da escalabilidade e fiabilidade.

DHM Hotels: 20% de poupança de energia e água através da monitorização integrada

O desafio:
A Discovery Hotel Management (DHM) opera 14 hotéis de luxo com mais de 1.000 quartos cada, além de 5 campos de golfe. A gestão de activos estava fragmentada. A monitorização do consumo estava limitada a ferramentas básicas. A manutenção era reactiva. O impacto ambiental era desconhecido.

A empresa tinha:

• Não havia visibilidade centralizada do consumo de energia e água

• Manutenção reactiva que gera custos elevados

• Dificuldade em atingir os objectivos de sustentabilidade

A Transformação:
A DHM implementou a Nextbitt para gestão integrada de activos e monitorização da sustentabilidade. Foram instalados 163 contadores IoT em todas as instalações, monitorizando a energia, a água e as métricas ambientais em tempo real. A manutenção preventiva foi sistematizada. Painéis de controlo personalizados forneceram uma análise detalhada dos recursos.

Principais realizações:

• Redução de 20% no consumo de energia e água - Medido diretamente através de sensores IoT

• Redução de 15% nos custos de manutenção e reparação - Através da otimização da manutenção preventiva

• Controlo operacional em tempo real - Aumento da capacidade de resposta e prevenção de falhas nos equipamentos

• Estratégia ambiental sólida - Alinhada com os objectivos de sustentabilidade e atraindo clientes eco-conscientes

O que diz Luís Mexia Alves, CEO da DHM:

"Antes da parceria com a Nextbitt, a gestão de activos e a monitorização dos consumos estavam limitadas por ferramentas básicas. Esta abordagem reactiva à manutenção resultava em custos elevados e ineficiência operacional. Com a solução da Nextbitt, conseguimos centralizar toda a informação numa única plataforma, aceder aos KPIs em tempo real e melhorar o planeamento da manutenção preventiva."

E:

"Trabalhar com parceiros experientes como a Nextbitt pode fazer toda a diferença na otimização de recursos e na transição para um modelo mais sustentável. Com a solução da Nextbitt, conseguimos centralizar toda a informação numa única plataforma, aceder aos KPIs em tempo real e melhorar o planeamento da manutenção preventiva. Isto não só optimizou os custos, mas através da melhoria da eficiência também reforçou o nosso compromisso com a sustentabilidade."

Implicações para o sector: A DHM transformou a gestão hoteleira. Ao combinar a gestão de activos com a monitorização de energia em tempo real, reduziu os custos operacionais ao mesmo tempo que reforçou a sustentabilidade - provando que a eficiência e a responsabilidade ambiental não são metas concorrentes, são objectivos alinhados.

Zeitreel (Grupo SONAE): Inteligência centralizada de activos em 150.000 m² de logística

O Desafio:
A Zeitreel, empresa especializada em moda e logística do Grupo SONAE, gere cerca de 150.000 metros quadrados de instalações logísticas com 400 activos (fixos e móveis). A informação sobre os activos estava dispersa. Os processos de manutenção eram manuais e inconsistentes. Os clientes internos deparavam-se com longos tempos de espera para intervenções.

A transformação:
A Nextbitt foi implementada para centralizar toda a informação dos activos e sistematizar os processos de manutenção. A plataforma digitalizou todos os 400 activos e ligou-os a sistemas de monitorização. Foram definidos fluxos de trabalho de manutenção. Os pedidos dos clientes internos são agora processados através da plataforma.

Principais realizações:

• Informação centralizada de activos numa única plataforma - Todos os recursos digitalizados e continuamente monitorizados

• Processos de manutenção sistematizados - Todas as necessidades de manutenção solicitadas pelos clientes internos passaram a ser monitorizadas e priorizadas

• Redução dos tempos de intervenção - Os tempos de espera diminuíram significativamente

• Redução de custos - São necessárias equipas mais curtas e mais eficientes

• Preparado para o futuro - Implementação do módulo do Sistema de Gestão de Energia (EMS) em curso para conformidade ambiental

O que diz Flávio Ferreira, Diretor de Operações Logísticas e Instalações da Zeitreel:

"A Nextbitt permitiu centralizar numa única plataforma toda a informação sobre os nossos activos, todos os recursos que temos disponíveis para monitorizar e manter esses activos e sistematizou todos os processos e necessidades de manutenção solicitados pelos nossos clientes internos, nomeadamente as nossas operações logísticas. O que conseguimos foi reduzir os tempos de intervenção e os tempos de espera das intervenções solicitadas pelos nossos clientes internos. Naturalmente, isto reduz custos porque precisamos de equipas mais curtas."

E sobre o futuro:

"A relação entre a Zeitreel e a Nextbitt é baseada na confiança entre as duas entidades, o que nos permite avançar e já nos foi adjudicado o módulo EMS para implementação nas próximas semanas. Por fim, recomendo a Nextbitt, recomendo os serviços da Nextbitt, quer pela sua disponibilidade e fiabilidade, quer pela qualidade do serviço e da plataforma que foi implementada na Zeitreel."

Implicações para a indústria: A Zeitreel demonstrou que mesmo as operações logísticas de elevada complexidade (150.000 m² com 400 activos móveis e fixos) podem alcançar uma eficiência optimizada através da inteligência unificada. Quando uma empresa do Grupo Sonae se expande da gestão de activos para a gestão de energia na mesma plataforma, é a prova da escalabilidade e do potencial de evolução.

Fio condutor: Diferentes sectores, transformação idêntica

O que é que liga os 100 edifícios da Vodafone, os 14 hotéis de luxo da DHM e as instalações logísticas de 150 000 m² da Zeitreel?

Todos descobriram que a inteligência unificada gera resultados:

• A visibilidade em tempo real elimina atrasos e permite uma resposta imediata

• A informação transparente elimina a fricção na comunicação e a dispersão de dados

• Os fluxos de trabalho automatizados libertam as equipas para o pensamento estratégico em vez da administração

• A monitorização integrada revela oportunidades de otimização invisíveis em sistemas fragmentados

• A arquitetura escalável suporta o crescimento sem complexidade operacional

Não se trata de melhorias isoladas. São transformações organizacionais através da integração inteligente de activos, operações e sustentabilidade.

Pronto para transformar as suas operações?