Benefícios do Computorized Maintenance Management System (CMMS)

Na era da tecnologia e da competitividade empresarial, a eficiência operacional é fundamental para o sucesso das empresas. Um dos pilares essenciais para garantir essa eficiência é a gestão de manutenção adequada. Neste artigo, exploramos a importância da gestão de manutenção e como a adoção de um sistema informatizado, como o Computorized Maintenance Management System (CMMS), pode beneficiar as empresas a longo prazo.

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Vantagens da gestão de manutenção nas empresas.

Atualmente, a gestão de manutenção é crucial para o funcionamento bem-sucedido de uma empresa, pois permite atingir alguns benefícios essenciais:

1. Minimização de Custos: permite reduzir os custos operacionais, evitando paralisações não planeadas, prolongando a vida útil dos equipamentos e otimizando o uso de recursos.

2. Maximização da Produtividade: ao manter os equipamentos em bom estado de funcionamento contribui para a maximização da produtividade, minimizando o tempo de inatividade e garantindo a eficiência operacional.

3. Garantia de Segurança: essencial para garantir a segurança dos trabalhadores e a conformidade com regulamentos e normas de segurança, reduzindo os riscos de acidentes no local de trabalho.

4. Proteção dos Ativos: os equipamentos representam um investimento significativo para uma empresa e a sua gestão eficaz protege esse investimento, prolongando a sua vida útil.

5. Melhoria da Satisfação do Cliente: equipamentos em bom estado de funcionamento significam menos interrupções nos serviços ou produção, levando a uma maior satisfação e retenção de clientes.

6. Planeamento Estratégico: fornece dados e informações valiosas que podem ser utilizados no planeamento estratégico da empresa, identificando áreas de melhoria, otimizando os recursos e antecipando as necessidades futuras.

7. Competitividade: ao operar de forma mais eficiente, reduzir custos e oferecer um serviço mais confiável aos clientes as empresas com práticas de manutenção eficazes têm uma vantagem competitiva no mercado.

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Principais desafios de um gestor de manutenção:

Por seu lado, os gestores de manutenção enfrentam uma série de desafios no seu trabalho diário, desde a gestão de recursos limitados até à exigência de uma manutenção com altos padrões de desempenho e segurança, enquanto lidam com a pressão para reduzir custos e garantir a conformidade regulamentar.  

Neste sentido, torna-se essencial a adoção de uma ferramenta que auxilie estes profissionais na resolução de todas estas questões. Um instrumento que pode resolver muitos dos desafios diários que um gestor de manutenção enfrenta é um Sistema Computorizado de Gestão de Manutenção ou Computorized Maintenance Management System (CMMS). Este software tem como objetivo concentrar e sistematizar informações que, de outra forma, estariam dispersas, facilitando assim os processos das operações de manutenção.

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Quais as principais funções de um CMMS:

• Gestão de Ordens de Trabalho
• Gestão de Recursos e Mão de Obra
• Cadastro de Ativos
• Manutenção Preventiva de equipamentos
• Gestão de Materiais e Inventário
• Análises, Relatórios e Auditoria

O CMMS é, portanto, uma ferramenta essencial para otimizar a gestão de ativos e manutenção, melhorando a eficiência e a fiabilidade das operações.

No entanto, outro dos desafios enfrentado pelos gestores de manutenção é justificar a necessidade de investimento no CMMS, ou seja, identificar quais as suas vantagens junto da administração da empresa e de que forma este constitui a melhor opção a longo prazo.

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Como justificar a implementação de um CMMS na minha empresa?

O seu dia a dia enquanto gestor de manutenção está repleto de procedimentos inadequados ou desatualizados? No entanto, a administração da sua empresa não reconhece as vantagens de investir num sistema automatizado de gestão de manutenção?

Siga estas dicas para apresentar as mais valias e benefícios a longo prazo e transforme a perceção de um custo num investimento com retorno garantido.

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De modo a determinar as vantagens de um Sistema com estas características, comece por colocar algumas questões que, segundo Kris Bagadia, especialista internacional em CMMS, são essenciais para determinar a necessidade de implementação desta tecnologia:

• Durante quanto tempo a empresa suportaria uma paralisação na linha de produção devido à falta de peças?
• Estamos a gastar a mais em manutenção hoje do que há cinco anos? Se sim, quanto?
• Temos as informações necessárias para planejar as operações de manutenção?
• Podemos obter essas informações quando precisamos delas? E estão num formato que possamos utilizar?
• Quais são os planos da empresa para as operações e equipamentos?

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Paralelamente, algumas questões mais práticas, surgem sempre que é necessário efetuar a manutenção de um equipamento, de que nem sempre há registo:  

• Onde comprámos a última peça de substituição para este equipamento e quanto custou?  
• Este equipamento ainda está na garantia?  
• Quem foi a pessoa de contacto com quem falámos?
• Qual foi o prazo de entrega?  

Responder a estas perguntas, ou a incapacidade de respondê-las, ajudará a determinar a necessidade de um CMMS.  

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Mesmo que a empresa já possua um sistema de informação de manutenção sólido, se este não estiver facilmente acessível ou no formato correto, as operações poderão ser menos produtivas e há espaço para melhorar a sua velocidade e eficiência. A mudança é, portanto, a melhor opção.

As principais vantagens a destacar nesta mudança são as seguintes:

• Organização e Gestão Eficientes: um CMMS permite às empresas organizar e gerir todas as atividades de manutenção de forma eficiente. Desde a programação de tarefas até ao acompanhamento de inventário e gestão de fornecedores, o CMMS simplifica todo o processo, garantindo que nada seja esquecido ou negligenciado.

• Redução de Custos Operacionais: ao evitar avarias não planeadas, otimizar os cronogramas de manutenção e gerir de forma eficaz os recursos, através da implementação desta tecnologia, as empresas podem poupar dinheiro a longo prazo.

• Aumento da Produtividade: com uma manutenção preventiva eficaz, as empresas podem garantir que os seus ativos estão sempre operacionais e aumentar a produtividade ao reduzir o tempo de inatividade não planeado das máquinas e equipamentos

• Melhores Decisões: com acesso a dados em tempo real sobre o desempenho dos ativos e o histórico de manutenção, as empresas podem tomar decisões informadas e estratégicas. Isso permite uma gestão mais proativa e eficiente dos recursos e uma resposta rápida a quaisquer problemas que surjam.

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Benefícios a Longo Prazo:

• Maior Vida Útil dos Ativos: Ao fazer a manutenção preventiva regular, os ativos da empresa têm uma vida útil mais longa, o que reduz a necessidade de substituição frequente e os custos associados.

• Aumento da Satisfação do Cliente: Com equipamentos em bom estado de funcionamento e menos interrupções no serviço, as empresas podem proporcionar uma melhor experiência aos clientes, o que se traduz em maior fidelidade e recomendação.

• Cumprimento de Normas e Regulamentos: A manutenção regular e documentada é muitas vezes um requisito regulamentar em várias indústrias. Um sistema CMMS ajuda as empresas a cumprir esses requisitos, evitando multas e penalizações.

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E quais são as vantagens em termos financeiros?

Efetivamente, esta será uma das questões que a administração da sua empresa colocará, ou seja, o que vamos ganhar com isso?

Neste âmbito, Kris Bagadia destaca a importância de fazer uma análise financeira detalhada para justificar a implementação de um CMMS, que permite determinar quais os ganhos efetivos ao calcular as poupanças de cada modulo do sistema.  

Por exemplo, se o tempo de planeamento de um trabalho for alto, a implementação de um CMMS com módulos de programação de ordens de trabalho e de manutenção preventiva pode reduzir significativamente esses custos e tornar toda a operação mais fluída e ágil, simplificando as tarefas operacionais.

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Em suma, a adoção de um CMMS não só melhora a eficiência da manutenção, mas também contribui para a redução de custos, aumento da produtividade e conformidade regulamentar, tornando-se uma escolha essencial para qualquer gestor de manutenção que procure maximizar o desempenho da sua equipa e dos seus ativos.

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