Los principales KPI de los procesos de mantenimiento: cómo garantizar la eficacia y reducir costes

La gestión eficaz de los procesos de mantenimiento es crucial para cualquier organización que desee maximizar la eficiencia operativa y reducir costes. Sin embargo, a muchos gestores les resulta difícil identificar y aplicar los indicadores clave de rendimiento (KPI) más relevantes para sus procesos.  

En este artículo, exploraremos cuáles son los principales KPI de los procesos de mantenimiento, los 'dolores' comunes que enfrentan los gestores, y cómo estas métricas pueden ser la solución para optimizar las operaciones y garantizar mejores resultados.

Retos comunes en la gestión del mantenimiento

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1. Falta de visibilidad y control

Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los responsables de mantenimiento es la falta de visibilidad de las operaciones diarias. Sin datos claros y concisos, es difícil tomar decisiones informadas, identificar áreas de mejora y predecir fallos. Esta falta de visibilidad puede dar lugar a un mantenimiento reactivo, en el que los problemas se solucionan sólo cuando surgen, en lugar de prevenirlos de forma proactiva.

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2. Mantenimiento reactivo en detrimento del mantenimiento proactivo

El mantenimiento correctivo puede ser costoso y causar tiempos de inactividad no planificados, lo que repercute negativamente en las operaciones y la rentabilidad. Muchas organizaciones aún no han implantado estrategias de mantenimiento preventivo o predictivo, lo que conduce a un ciclo continuo de reparaciones de emergencia y averías de los equipos, que se traducen en un mayor esfuerzo de recursos y repercuten en el uso cotidiano de los activos.

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3. Dificultades para medir la eficiencia operativa

Medir la eficiencia de las operaciones de mantenimiento puede ser un desafío significativo. Sin métricas claras, es difícil evaluar el rendimiento del equipo de mantenimiento, la efectividad de las estrategias implementadas y el retorno sobre la inversión (ROI) en programas de mantenimiento.

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4. Infrautilización de los sistemas de gestión de activos

Muchas empresas invierten en Sistemas de Gestión de Activos (EAM) pero no los utilizan plenamente. Estos sistemas son esenciales para recopilar datos y obtener métricas en forma de informes o dashboards, pero sin una correcta implementación de los KPI, la información recopilada puede no utilizarse eficazmente.

La Solución: Implementación de KPIs Eficaces

Para superar estos desafíos, la implementación de KPIs bien definidos es esencial. Los KPIs ofrecen una forma objetiva de medir el rendimiento, identificar áreas de mejora y alinear las operaciones de mantenimiento con los objetivos estratégicos de la organización.  

Exploremos algunos de los principales KPI que pueden transformar los procesos de mantenimiento.

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1) Mantenimiento Planificado vs. Reactivo (Planned vs. Reactive Maintenance)

Definición: Este KPI mide la proporción de mantenimiento planificado en comparación con el mantenimiento reactivo. El mantenimiento planificado incluye todas las actividades de mantenimiento preventivo y predictivo, mientras que el mantenimiento reactivo incluye las reparaciones de emergencia (mantenimiento correctivo y curativo).

Objetivo: El objetivo es aumentar el porcentaje de mantenimiento planificado para reducir costes, minimizar las paradas imprevistas y aumentar la vida útil de los equipos.

Importancia:

• Reducción de costes: El mantenimiento planificado suele ser más económico que el reactivo, ya que evita averías graves y alarga la vida útil de los equipos.

• Mejora de la eficiencia: los equipos que reciben un mantenimiento regular tienen menos probabilidades de averiarse, lo que aumenta su eficiencia operativa.

• Seguridad: el mantenimiento preventivo puede identificar y resolver problemas potenciales antes de que se conviertan en peligrosos, mejorando la seguridad en el lugar de trabajo.

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2. Porcentaje de Mantenimiento Preventivo del Planificado (Percent Preventive of Planned )

Definición: Este KPI mide el porcentaje de horas de mantenimiento planificado que se dedican a actividades preventivas.

Objetivo: El objetivo es garantizar que la mayoría de las actividades de mantenimiento planificadas sean preventivas, anticipándose así a posibles problemas.

Importancia:

• Prevención de fallos: el mantenimiento preventivo es esencial para evitar fallos inesperados y prolongar la vida útil de los activos.

• Optimización de recursos: centrarse en el mantenimiento preventivo permite asignar mejor los recursos y reducir la carga de trabajo de las reparaciones de emergencia.

• Mejora de la fiabilidad de los equipos: la aplicación de un mantenimiento preventivo periódico aumenta la fiabilidad y disponibilidad de los activos.

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3. Porcentaje de Disponibilidad de Equipos (Equipment Availability Percentage)

Definición: Este KPI mide la cantidad de tiempo que el equipo está operativo y disponible para su uso, en comparación con el tiempo total disponible.

Objetivo: El objetivo es maximizar la disponibilidad de los equipos minimizando los tiempos de inactividad planificados y no planificados.

Importancia:

• Maximización de la utilización: los equipos disponibles aumentan la capacidad operativa y reducen el riesgo de impactos en las operaciones cotidianas.

• Reducción de costes: minimizar el tiempo de inactividad reduce los costes asociados a las reparaciones de emergencia y la pérdida de uso.

• Mejora de la satisfacción del cliente: La indisponibilidad constante de equipos crea un impacto negativo en los usuarios de los distintos tipos de activos.

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4. Cumplimiento del Plan de Mantenimiento (Schedule Compliance)

Definición: Este KPI mide el porcentaje de tareas de mantenimiento que se completan dentro del plazo establecido.

Objetivo: El objetivo es garantizar que todas las actividades de mantenimiento se lleven a cabo según lo previsto, para evitar retrasos y minimizar el impacto en el uso.

Importancia:

• Eficiencia operativa: el cumplimiento de los planes de mantenimiento garantiza la continuidad de las operaciones sin interrupciones innecesarias.

• Gestión de los recursos: el cumplimiento de los plazos previstos optimiza el uso de los recursos de mantenimiento y evita la acumulación de tareas.

• Reducción del tiempo de inactividad: el cumplimiento del plan reduce el tiempo de inactividad imprevisto, lo que permite un uso continuo.

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5. Coste de Mantenimiento por Unidad de Producción (Maintenance Cost per Unit of Production)

Definición: Este KPI mide el coste total del mantenimiento dividido por el número de unidades producidas, ofreciendo una visión clara del impacto financiero del mantenimiento en las operaciones de producción.

Objetivo: El objetivo es reducir el coste de mantenimiento por unidad de producción optimizando los procesos de mantenimiento para aumentar la rentabilidad.

Importancia:

• Análisis de costes: este KPI ayuda a identificar las áreas en las que pueden reducirse los costes de mantenimiento sin comprometer la calidad.

• Mejora de la rentabilidad: la reducción del coste de mantenimiento por unidad de producción aumenta el margen de beneficios y la competitividad en el mercado.

• Optimización de procesos: el análisis de los costes por unidad de producción permite identificar ineficiencias y áreas de mejora en los procesos de mantenimiento.

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6. Rotación de Inventario (Inventory Turns)

Definición: Este KPI mide la frecuencia con la que se utiliza y repone el inventario de piezas de repuesto a lo largo del tiempo.

Objetivo: El objetivo es optimizar la gestión del inventario, garantizando que las piezas de repuesto estén disponibles cuando se necesiten, pero evitando excesos que puedan generar costes innecesarios.

Importancia:

• Gestión de costes: la rotación eficiente del inventario reduce los costes de almacenamiento y evita la obsolescencia de las piezas.

• Disponibilidad de piezas: garantizar la disponibilidad de las piezas necesarias minimiza los tiempos de inactividad y las interrupciones de las operaciones.

• Optimización de los recursos: Una gestión eficaz del inventario mejora la asignación de recursos y reduce los residuos.

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7. Eficacia Global del Equipo (Overall Equipment Effectiveness - OEE)

Definición: OEE es una métrica global que evalúa la eficacia de los equipos, teniendo en cuenta la disponibilidad, el rendimiento y la calidad.

Objetivo: El objetivo es maximizar el OEE, garantizando que los equipos funcionen con la máxima eficacia y calidad posibles.

Importancia:

• Medición exhaustiva: el OEE proporciona una visión completa del rendimiento de los equipos, lo que permite un análisis detallado de las áreas susceptibles de mejora.

• Aumento de la productividad: la mejora del OEE se traduce en un aumento de la productividad y la eficacia operativa.

• Reducción de Desperdicios: el análisis OEE ayuda a identificar y eliminar los desperdicios en los procesos de producción y mantenimiento.

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8. Porcentaje de Cumplimiento de Órdenes de Trabajo Planificadas (Percentage of Planned Work Orders Completed)

Definición: Este KPI mide el porcentaje de órdenes de trabajo planificadas que se completan según lo previsto.

Objetivo: El objetivo es maximizar la realización de las órdenes de trabajo planificadas, garantizando que todas las actividades de mantenimiento se lleven a cabo con eficacia y a tiempo.

Importancia:

• Planificación eficaz: el cumplimiento de las órdenes de trabajo planificadas mejora la eficacia de la planificación y ejecución de las actividades de mantenimiento.

• Reducción de costes: minimizar los retrasos y garantizar que las tareas se completan según lo previsto reduce los costes operativos y aumenta la eficiencia.

• Mejora de la satisfacción de las partes interesadas: el cumplimiento de las órdenes de trabajo planificadas demuestra el compromiso con la calidad y la puntualidad, lo que aumenta la confianza de las partes interesadas.

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9. Oportunidades de Pérdida Debido a Fallos en el Equipo (Loss Opportunity due to Equipment Failure)

Definición:Este KPI mide las oportunidades de producción perdidas debido a fallos en los equipos, destacando el impacto de los fallos en los resultados operativos.

Objetivo: El objetivo es minimizar las oportunidades de pérdidas aplicando estrategias de mantenimiento eficaces para reducir los fallos y maximizar la producción.

Importancia:

• Identificación de fallos: este KPI ayuda a identificar los fallos frecuentes y a desarrollar estrategias para reducirlos.

• Aumento de la productividad: reducir al mínimo las posibilidades de pérdida mejora la productividad y la eficacia general de las operaciones.

• Gestión de riesgos: el análisis de las oportunidades de pérdida permite desarrollar estrategias de mitigación de riesgos, garantizando la continuidad de las operaciones.

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Conclusión

La implantación efectiva de KPIs en los procesos de mantenimiento es fundamental para garantizar la eficiencia, reducir costes y maximizar la productividad. Estos indicadores proporcionan una visión clara del rendimiento de las operaciones de mantenimiento, lo que permite identificar áreas de mejora y alinear las estrategias de mantenimiento con los objetivos estratégicos de la organización. Al centrarse en los KPI clave, las organizaciones pueden transformar sus operaciones de mantenimiento, garantizar la disponibilidad continua de los equipos y mejorar la rentabilidad global.

Con la creciente importancia de la gestión de activos en las organizaciones, es esencial que los responsables de mantenimiento comprendan y apliquen los KPI más relevantes para sus operaciones. Invertir en tecnología, como los sistemas EAM, y asegurarse de que los datos recopilados se utilizan eficazmente a través de KPI bien definidos, es esencial para el éxito a largo plazo en la gestión del mantenimiento.

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