A maioria das empresas afirma ter planos de continuidade da atividade. Poucas conseguem descrever, em termos concretos, o que realmente acontece nos seus edifícios e ativos quando algo corre mal. A realidade é que a continuidade é decidida não só em reuniões de crise, mas também na forma como as instalações e os ativos são preparados para o stress.
O Global State of Facilities Management Report 2025 da JLL destaca a resiliência como uma referência fundamental para as instalações modernas: a capacidade de se adaptar a falhas de equipamento, mudanças de ocupação e condições climatéricas extremas sem comprometer a segurança ou a eficiência. Este artigo propõe cinco cenários de falha que todos os Diretores de Instalações devem ser capazes de simular e, para cada um deles, sugere como uma abordagem de gestão de ativos digital e baseada no risco altera o resultado.
Cenário 1: Falta de energia num local crítico
Imagine um centro de distribuição num dia de pico, uma ala de hospital durante os horários de cirurgia ou um centro de operações rico em dados. Uma falha de energia prolongada em qualquer um destes locais pode causar perturbações imediatas, riscos de segurança e perdas financeiras.
Num modelo de FM tradicional e reativo, a resposta depende muitas vezes de quem está no local, do fornecedor que atende o telefone primeiro e da rapidez com que as pessoas conseguem localizar manuais ou diagramas de linha única. Num modelo de continuidade desde a conceção, a organização tem:
- Um inventário claro da infraestrutura eléctrica e dos sistemas de backup, com níveis de criticidade.
- Planos de manutenção e inspeção testados para geradores, UPS, comutadores e interruptores de transferência.
- Manuais documentados que descrevem quem faz o quê nos primeiros minutos e horas de uma falha de energia.
As orientações da indústria sobre gestão de ativos sublinham que este tipo de planeamento baseado no risco reduz a probabilidade e o impacto de falhas em infra-estruturas críticas.
Cenário 2: Falha do AVAC durante uma onda de calor
As ondas de calor estão a tornar-se mais frequentes e intensas, especialmente nas zonas urbanas. Os estudos sobre os edifícios da UE mostram que a procura de arrefecimento dos espaços tem vindo a aumentar, com as políticas energéticas dos edifícios a incidirem agora tanto na eficiência como no conforto. Quando os sistemas AVAC falham durante tais eventos, as consequências vão desde o desconforto e a perda de produtividade até às ameaças à saúde e à segurança em hospitais e instalações de cuidados a idosos.
As equipas das instalações podem prever este cenário
- Mapear os espaços que dependem de que chillers, unidades de tratamento de ar e sistemas de controlo.
- Monitorizar as temperaturas, os pontos de regulação e a utilização de energia para detetar precocemente os desvios.
- Dar prioridade a medidas de resiliência para áreas críticas: refrigeração redundante, controlos melhorados, manutenção preventiva programada antes das épocas de ponta.
Num ambiente de gestão digital de ativos, os alarmes, as ordens de trabalho e o historial do equipamento estão ligados, permitindo uma triagem e uma resposta mais rápidas quando as temperaturas começam a variar.
Cenário 3: Inundação local numa sala técnica
O risco de inundação já não se limita a edifícios perto de rios ou costas. As chuvas intensas e os problemas de drenagem podem provocar a entrada de água em caves, salas de instalações e áreas técnicas, mesmo em locais no interior. Os quadros eléctricos, o equipamento informático e outros sistemas sensíveis estão frequentemente localizados nestes espaços, tornando-os pontos únicos de falha.
Uma abordagem de continuidade desde a conceção envolve:
- Avaliar o risco de entrada de água para cada sala de instalações e espaço técnico, com base na localização e na estrutura do edifício.
- Dar prioridade a medidas de proteção (por exemplo, vedação, drenagem, equipamento elevado) para salas que contenham bens de elevada criticidade.
- Incluir cenários de inundação nos planos de manutenção e nos exercícios de emergência.
Os sistemas de gestão de instalações e ativos ajudam a consolidar as informações sobre a localização dos ativos, as avaliações de risco e as ações de atenuação, para que estes espaços não fiquem esquecidos entre projetos e operações.
Cenário 4: Interrupção do fornecedor e atraso na manutenção
Mesmo quando os próprios ativos são bem geridos, a continuidade pode ser prejudicada por dependências de prestadores de serviços externos. A volatilidade económica e a escassez de mão de obra tornaram mais difícil para muitas organizações assegurar uma capacidade de manutenção fiável no momento e ao preço certos.
Para se prepararem para a rutura de fornecedores, os líderes de FM devem:
- Mapear contratos de serviços críticos para ativos e locais críticos.
- Monitorizar os atrasos na manutenção e as tarefas em atraso para os sistemas essenciais.
- Desenvolver planos de contingência: fornecedores alternativos, capacidades internas para intervenções de emergência, regras de prioridade quando a capacidade é limitada.
Ao integrar os dados dos contratos, as ordens de trabalho e a criticidade dos activos num único sistema, as organizações ganham visibilidade sobre onde os riscos dos fornecedores se estão a acumular, em vez de os descobrirem durante uma crise.
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Cenário 5: Auditoria regulamentar ou de certificação inesperada
Os regulamentos de segurança, ambiente e qualidade exigem cada vez mais que as organizações demonstrem - e não apenas afirmem - como mantêm os ativos, gerem o risco e reduzem os impactos negativos. As entidades reguladoras e os organismos de certificação podem solicitar provas a curto prazo, especialmente em setores como os cuidados de saúde, os serviços públicos e a energia.
Para as equipas de FM, isto significa estar pronto para demonstrar:
- Que os planos de manutenção existem e são executados como previsto.
- Que as condições dos ativos, os incidentes e as ações corretivas são registados de forma consistente.
- Que o desempenho do edifício e os dados energéticos apoiam quaisquer reivindicações de sustentabilidade.
Quando toda esta informação está espalhada por registos em papel, cadeias de correio eletrónico e folhas de cálculo locais, as auditorias tornam-se stressantes, demoradas e propensas a erros. Uma plataforma de gestão de ativos digitais simplifica o processo, centralizando os registos e permitindo a elaboração de relatórios a pedido.
Transformar cenários num manual de resiliência
Estes cinco cenários são pontos de partida. O verdadeiro valor surge quando as equipas de instalações os transformam num manual de resiliência estruturado e adaptado à sua carteira. Uma abordagem prática é:
- Selecionar 5 a 10 cenários que reflitam os seus principais riscos (clima, serviços públicos, processos críticos, locais de contacto com o público).
- Para cada um deles, identifique os ativos críticos, os modos de falha típicos e os potenciais impactos comerciais.
- Defina etapas e funções de resposta padrão e alinhe-as com o registo de activos e os planos de manutenção.
O FM centrado na resiliência é iterativo. À medida que as equipas executam exercícios ou experimentam incidentes reais, aperfeiçoam os manuais e as estratégias dos activos, reduzindo gradualmente a vulnerabilidade em toda a carteira.
Próximos passos
Tem curiosidade em saber como é que as suas instalações se comportariam nestes cinco cenários?
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