Conformidade com a CSRD e ISO 55001: Construindo sistemas resilientes de gestão de ativos

O custo do incumprimento da conformidade

As falhas de conformidade da CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) na gestão de activos custam às organizações 25-30% mais em manutenção e exposição ao risco. No entanto, a maioria dos gestores de instalações ainda depende de folhas de cálculo fragmentadas, cadeias de correio eletrónico e memória institucional para controlar os activos em vários locais. Esta abordagem cria pontos cegos que os auditores exploram - e os reguladores penalizam.

A estrutura da CSRD -Diretiva oficial da UE 2022/2464 - quando integrada com os princípios de gestão de activos da ISO 55001, transforma a conformidade de um fardo reativo numa vantagem competitiva.

Diretiva oficial CSRD

Compreender a CSRD e a governação de activos

A CSRD exige que as organizações comuniquem o desempenho ambiental, social e de governação (ESG), incluindo as emissões de Âmbito 1, 2 e 3 diretamente relacionadas com as operações dos activos. Engloba estruturas de governação, protocolos de gestão de risco e sistemas digitais necessários para manter o alinhamento regulamentar e maximizar a eficiência operacional.

Âmbito oficial: aplica-se a cerca de 50 000 empresas da UE (grandes empresas + PME cotadas) a partir do AF2024-2025. Comissão Europeia CSRD Overview

A ISO 55001, a norma internacional de gestão de activos, fornece a arquitetura formal do sistema que os requisitos de dados da CSRD exigem. Em conjunto, criam um quadro abrangente para:

• Inventário centralizado de activos: Todos os activos controlados numa única fonte de verdade com dados de impacto ESG

• Documentação do ciclo de vida: Trilhas de auditoria completas desde a aquisição até o descarte, incluindo rastreamento de emissões

• Gestão de risco: Identificação proactiva e mitigação dos riscos de conformidade ESG relacionados com os activos

• Melhoria contínua: Monitorização e otimização sistemáticas do desempenho dos activos e dos indicadores de sustentabilidade

As organizações que implementam a governação formal de activos observam umaredução de 12-18% de OPEX em comparação com abordagens não estruturadas. Mais importante ainda, eliminam as falhas nos relatórios CSRD que custam tempo, credibilidade e acesso ao mercado.

O desafio dos relatórios ESG em várias instalações

Gerir a conformidade em vários locais multiplica exponencialmente a complexidade. Um sistema de saúde com 8 instalações, uma rede bancária com 200 agências ou uma operação de fabrico com fábricas em três países enfrentam esta realidade: a gestão descentralizada de activos cria um risco de conformidade descentralizado.

O diretor de operações d Diaverum descreveu este desafio de forma clara:

"A engenharia e a manutenção em ambiente hospitalar exigem cada vez mais um esforço de planeamento, registo e controlo da atividade, o que só é possível com uma plataforma de gestão sólida. A Nextbitt tem-nos permitido, num contexto multidisciplinar e multi-site, gerir todos os processos existentes - inspecções, manutenção preventiva e corretiva, calibrações, auditorias, entre outros - e ainda desenvolver soluções inovadoras de IoT que, numa lógica de parceria, garantem a melhoria contínua e têm preparado o futuro da gestão de activos."

Esta citação capta a questão central: sem sistemas integrados, a conformidade torna-se um processo ad-hoc e reativo gerido por um esforço heroico e não por uma conceção sistemática.

Como a conformidade com a CSRD se integra com a ISO 55001

A ISO 55001 exige que as organizações estabeleçam políticas formais de gestão de activos, estabeleçam objectivos alinhados com a estratégia, definam processos de ciclo de vida de activos e monitorizem o desempenho através de KPIs mensuráveis. A CSRD exige que estas políticas, processos e dados abordem explicitamente os requisitos de reporte ESG, particularmente as emissões de Âmbito 3 das operações de activos (Artigo 5, Diretiva 2022/2464).

A integração funciona através de três mecanismos:

1. Alinhamento da política de activos
A CSRD exige que as políticas de activos indiquem explicitamente a forma como a organização irá gerir os impactos ESG (Artigo 19a). A norma ISO 55001 exige que esta política seja documentada, comunicada e revista anualmente. A integração destes requisitos significa que a sua política de activos aborda explicitamente as obrigações da CSRD.

2. Documentação do ciclo de vida
Todos os activos passam pelas fases de aquisição, operação, manutenção e eliminação. A CSRD exige impactos ESG documentados em cada fase (ESRS E1 Climate). A ISO 55001 exige que a informação do ciclo de vida seja registada e acessível. Quando combinadas, criam documentação à prova de auditoria que satisfaz os relatórios da CSRD.

3. Monitorização do desempenho
A ISO 55001 exige a monitorização de KPI. A CSRD exige que estes KPIs incluam métricas ESG (consumo de energia, emissões, resíduos) (ESRS E1-5). Os sistemas de monitorização em tempo real permitem que os responsáveis pela sustentabilidade verifiquem o desempenho continuamente, em vez de descobrirem falhas durante o relatório anual da CSRD.

O paradoxo dos encargos administrativos

Aqui está a realidade contra-intuitiva: a implementação de estruturas formais de CSRD reduz, de facto, a carga administrativa. As organizações que utilizam o acompanhamento ESG baseado em folhas de cálculo gastam 15-20 horas por semana a gerir a documentação, o controlo de versões e a preparação de auditorias. A maior parte deste esforço é desperdiçado em actividades que os sistemas digitais eliminam:

• Cruzamento manual de referências entre bases de dados de activos e listas de verificação do âmbito 3 da CSRD (ESRS E1)

• Fluxos de trabalho de aprovação de dados ESG por correio eletrónico

• Gestão e reconciliação de versões de folhas de cálculo

• Compilação manual de pistas de auditoria de emissões

A automatização da conformidade com a ISO 55001 reduz as despesas administrativas em 40-60% nos primeiros seis meses. O responsável pela sustentabilidade passa da carga documental para a gestão estratégica do risco ESG.

Automação como vantagem da CSRD

As plataformas modernas de gestão de activos incorporam os princípios da CSRD e da ISO 55001 nos seus fluxos de trabalho principais. A automatização dos relatórios ESG funciona através de quatro mecanismos:

Gestão Preventiva do Cronograma: Em vez de o pessoal de sustentabilidade criar e acompanhar manualmente as inspecções relacionadas com as emissões, o sistema gera as inspecções automaticamente com base em intervalos regulamentares e classificações de risco. Isto elimina a perda de prazos e garante 100% de conformidade com os requisitos de dados CSRD.

Captura de Trilhas de Auditoria: Cada mudança de ativo - desde a compra até a manutenção e o descarte - é automaticamente registrada com registro de data e hora, identidade do usuário e dados de impacto ESG. Os auditores da CSRD podem reconstruir o histórico completo de emissões de qualquer ativo em segundos.

Alertas em tempo real: Os activos marcados com risco ESG desencadeiam automaticamente alertas para as partes responsáveis quando se aproximam os prazos de reporte. Isso elimina o ciclo de perseguição e escalonamento de e-mails que a maioria das organizações utiliza atualmente.

Relatórios automatizados: Os relatórios CSRD são gerados a partir de dados do sistema em tempo real, em vez de compilação manual. Os relatórios mensais de Âmbito 3, os resumos anuais de CSRD (normas ESRS) e os painéis executivos de ESG são preenchidos automaticamente a partir dos dados dos activos.

Salsa Jeans, uma organização que gere diversos activos em vários locais, explicou o impacto:

"Com a Nextbitt, eliminámos quase 90% das chamadas e dos e-mails. Com a plataforma Nextbitt, os tempos de análise e de resposta melhoraram consideravelmente, e sabemos que "tempo é dinheiro". Além disso, atualmente, 100% da nossa manutenção preventiva é programada automaticamente, o que garante eficiência e controlo total."

ESG multi-site na prática

As grandes organizações que gerem mais de 50 locais enfrentam um desafio específico de CSRD: assegurar práticas consistentes de comunicação ESG entre equipas geograficamente distribuídas com diferentes perfis de emissões e ambientes regulamentares.

A conformidade da CSRD com a ISO 55001 estrutura isto através de:

• Políticas centralizadas, execução local: As normas ESG corporativas são transmitidas aos gestores das instalações (Artigo 29a), que as executam no seu contexto local, mantendo o alinhamento do grupo

• Controlo de acesso baseado em funções: os responsáveis pela sustentabilidade vêem o desempenho das emissões de toda a organização; os gestores das instalações vêem a sua localização; os auditores vêem pistas de auditoria completas

• Classificações padronizadas de activos: Todas as instalações classificam os activos de forma consistente, permitindo a elaboração de relatórios e análises de risco do âmbito 3 da CSRD em todo o grupo

• Gatilhos de escalonamento: Situações de alto risco de emissões são automaticamente escaladas para os níveis de autoridade apropriados com base nas estruturas de governança organizacional

Esta abordagem atinge simultaneamente o rigor ESG do grupo e a autonomia operacional a nível local.

Quadro de autoridade: Orientações da Comissão Europeia e da ABE

As FAQs da CSRD da Comissão Europeia confirmam que os dados ao nível dos ativos são fundamentais para a exatidão das emissões de Âmbito 3, particularmente nas categorias 1 (bens adquiridos), 4 (transporte a montante) e 11 (utilização de produtos vendidos). As organizações devem registar:

• Consumo de energia por tipo de ativo (Âmbito 2)

• Utilização de materiais e produção de resíduos (Categoria 1 do Âmbito 3)

• Emissões de transporte de activos (Âmbito 3 Categoria 4)

A implementação da ISO 55001 aborda diretamente estes requisitos através da monitorização sistemática do desempenho dos activos. As orientações ESG da Autoridade Bancária Europeia (ABE) sublinham que os gestores de activos devem integrar os dados ESG nos sistemas operacionais, em vez de os tratarem como um exercício de comunicação paralelo.

A ligação à maturidade digital

Os quadros da CSRD referem explicitamente a digitalização - a utilização sistemática de ferramentas digitais para melhorar a eficiência e a transparência dos relatórios ESG (considerando 17). Não se trata apenas de transferir dados de folhas de cálculo para bases de dados. A verdadeira digitalização cria:

• Visibilidade ESG em tempo real: os responsáveis pela sustentabilidade monitorizam as emissões dos activos continuamente e não durante o relatório anual da CSRD

• Capacidades ESG preditivas: Os padrões de dados históricos identificam riscos emergentes de emissões antes de se tornarem violações de relatórios

• Redução de erros humanos: A automatização elimina os erros de introdução manual de dados que afectam os sistemas ESG baseados em folhas de cálculo

• Transparência na auditoria: Os rastos digitais completos satisfazem o escrutínio da CSRD sem esforços de compilação defensivos

As organizações que avançam na curva de maturidade digital registam melhorias progressivas na CSRD. O ponto de inflexão ocorre normalmente 6-9 meses após a implementação, quando as equipas passam da migração de dados para a utilização estratégica da plataforma ESG.

Criar uma cultura de conformidade

A implementação da conformidade com a CSRD requer a mudança da cultura organizacional de "ESG é o trabalho do responsável pela sustentabilidade" para "ESG está incorporado na forma como gerimos os activos". Esta mudança ocorre através de:

Responsabilidade clara: Os gestores de activos , os responsáveis pelo planeamento da manutenção e as equipas das instalações compreendem as suas responsabilidades específicas de comunicação da CSRD (Artigo 19a)
Responsabilização automatizada: Os sistemas acompanham o desempenho ESG por indivíduo e localização, criando transparência
Visibilidade executiva: A liderança vê os indicadores ESG nos painéis de controlo operacionais, juntamente com os indicadores de custo e produtividade
Aprendizagem contínua: A formação ESG é integrada nos fluxos de trabalho operacionais em vez de ocorrer uma vez por ano

Quando os relatórios ESG são integrados nas operações diárias em vez de serem tratados como um encargo separado, a qualidade da execução do CSRD melhora drasticamente.

Roteiro de implementação

As organizações normalmente implementam a conformidade com a CSRD através da ISO 55001 em quatro fases:

Fase 1 (Meses 1-2): Avaliação e planeamento
Auditar as práticas actuais de gestão de activos, identificar as lacunas do âmbito 3 da CSRD (ESRS E1), definir o estado alvo e assegurar o alinhamento das partes interessadas.

Fase 2 (Meses 2-4): Implementação do sistema
Implementar a plataforma de gestão de activos, migrar os dados dos activos principais, estabelecer fluxos de trabalho ESG e formar as equipas principais.

Fase 3 (Meses 4-6): Otimização
Aperfeiçoar os processos com base na experiência operacional, alargar aos processos secundários, conseguir a adoção total da plataforma.

Fase 4 (Mês 6+): Melhoria contínua
Estabelecer a monitorização dos KPIs ESG, realizar auditorias CSRD, iterar nos processos e expandir as capacidades digitais.

As organizações que concluem a Fase 1 normalmente identificam imediatamente melhorias de eficiência de 15-20%; a implementação da Fase 2-3 produz as reduções de OPEX de 12-18% documentadas na pesquisa de benchmarking ISO 55001.

A vantagem competitiva

A excelência da CSRD torna-se uma vantagem competitiva em sectores regulamentados. Organizações com disciplina de conformidade ESG demonstrável:

• Ganham contratos maiores em sectores altamente regulamentados (saúde, energia, aviação, banca)

• Negociam melhores condições de seguro devido a um perfil de risco ESG reduzido

• Atrair e reter pessoal de qualidade que prefere trabalhar em organizações ESG bem geridas

• Simplificar as auditorias CSRD e reduzir o escrutínio regulamentar através da excelência documentada

• Dimensionar as operações de forma mais eficiente porque os processos ESG são sistemáticos e não heróicos

As organizações que alcançam estas vantagens não são as que têm os maiores orçamentos de sustentabilidade - são as que têm as abordagens mais sistemáticas. As estruturas de conformidade CSRD com a implementação da ISO 55001 fornecem essa abordagem sistemática.

Avalie a maturidade da sua CSRD com dados reais

Uma lista de verificação ISO 55001 é útil, mas a compreensão do impacto real da implementação da CSRD requer a modelação do seu cenário ESG específico. O nosso Dashboard de Implementação da ISO 50001 permite-lhe simular o seu roteiro de conformidade e ver exatamente onde se encontra em termos de maturidade da governação ESG.

Aceda ao seu dashboard interativo de implementação da ISO 50001 para :

• Avaliar a maturidade atual da governação de activos para o relatório de âmbito 3 da CSRD (ESRS E1)

• Modelar o calendário do roteiro de conformidade com a CSRD (Diretiva 2022/2464)

• Projetar a redução de OPEX da gestão sistemática de activos ESG

• Construir um caso de negócio de CSRD pronto para os executivos

Esta ferramenta interactiva fornece muito mais informação do que uma avaliação estática - pode testar diferentes cenários ESG, comparar o seu desempenho com benchmarks e justificar o investimento em CSRD com dados.

Lançar o seu dashboard de controlo ISO 50001 →