Inteligencia artificial (IA) para el reconocimiento automático de documentos

En esta entrada del blog entenderemos cómo el reconocimiento automático de documentos mediante inteligencia artificial puede suponer una ventaja competitiva para las organizaciones en todos los ámbitos de actividad.

Elproceso de interpretación de documentos desempeña un papel crucial en la gestión de la información en las grandes organizaciones. Con el crecimiento exponencial de la cantidad de datos procedentes de diferentes fuentes,es esencial disponer de métodos eficientes para extraer información útil y tomar decisiones informadas. Sin embargo, este proceso tradicionalmente manual se caracteriza por su complejidad, lentitud y propensión a los errores humanos.

Imaginemos que una empresa recibe diariamente un gran número de documentos, como facturas, contratos, informes y formularios.

La tarea de:

interpretar estos documentos

- extraer los datos pertinentes

- e insertarlos en los sistemas de la organización.

puede ser, como ya se ha mencionado, extremadamente laboriosa y susceptible de fracasar. Además, el tiempo dedicado a este proceso manual puede retrasar la toma de decisiones críticas y comprometer la eficacia operativa.

La existencia de una tecnología con funcionalidades que permitieran a los usuarios someter documentos a interpretación automática y extraer esa información de forma fiable y automática, reduciendo al máximo la necesidad de intervención humana, sería ideal para muchos de los exigentes procesos de las grandes organizaciones.

Es en este punto donde Nextbitt surge como una solución innovadora para satisfacer esta acuciante necesidad de las organizaciones. Con su plataforma de interpretación automática de documentos, Nextbitt ofrece un enfoque basado en la Inteligencia Artificial (IA) para automatizar y optimizar este proceso crítico. Su solución no sólo elimina la necesidad de intervención humana habitual, sino que también garantiza la fiabilidad, seguridad y precisión de los datos extraídos.

La propuesta de Nextbitt no se limita a la interpretación automática de documentos, sino que también se integra perfectamente con otros productos del ecosistema de la empresa. Esto significa que los datos extraídos pueden integrarse fácilmente en los sistemas existentes en la organización, como la gestión energética y la gestión medioambiental. Esta perfecta integración permite un análisis más exhaustivo y fundamentado de los datos, lo que contribuye a una toma de decisiones más asertiva y eficaz.

En qué consiste el proceso de reconocimiento automático de documentos

Este proceso consiste en interpretar y recopilar datos de los documentos mediante algoritmos de IA (inteligencia artificial), extrayendo, validando y procesando la información de forma sencilla para el usuario.

Envío de documentos

Los usuarios pueden enviar documentos a través del Portal Nextbitt, correo electrónico o la aplicación móvil Nextbitt.

Al enviar el documento, la plataforma aplicará el modelo más adecuado para su interpretación, evaluando su estructura y composición para extraer la información y convertirla en datos concretos, utilizando algoritmos de IA para estas predicciones.

Identificación de campos y fiabilidad

A cada campo identificado por el modelo se le asigna un valor de fiabilidad al resultado obtenido.

En cada modelo se pueden configurar los campos a detectar por el proceso, aumentando así la posibilidad de personalización del proceso, así como el radio y la confianza en la obtención de esta información.

Cola de validación manual

Se trata de un paso crucial en el proceso de interpretación de documentos de Nextbitt, ya que ofrece un control de calidad esencial para garantizar la precisión y fiabilidad de los datos procesados. Cuando un documento no alcanza un nivel mínimo de fiabilidad, establecido en el 75% y ajustable según sea necesario para cada modelo, se envía a esta cola para su validación manual.

Dentro de la cola de validación manual, los usuarios disponen de varias opciones de acción para cada documento:

- Aprobar los importes planteados

Esta opción es ideal cuando los valores identificados por el modelo son considerados correctos por el usuario. Al aprobar los valores, el usuario acepta el resultado y permite que el sistema los incluya automáticamente en el proceso, enviando el fichero con los resultados identificados a la siguiente fase del flujo de trabajo.

- Elegir otro modelo y repetir el proceso

Si los valores identificados por el modelo no satisfacen las expectativas o necesidades del usuario, éste puede optar por seleccionar otro modelo de interpretación. Esto le permite ajustar los parámetros del proceso, añadir nuevos campos o modificar la configuración para adaptarla mejor al documento en cuestión. Una vez realizados los cambios, se repite el proceso de identificación para garantizar una interpretación más precisa.

- Ignorar el documento y eliminarlo de la cola

Si el usuario determina que el documento en cuestión no es pertinente o no puede ser interpretado con precisión por el sistema, puede optar por ignorarlo. Al elegir esta opción, se descartan todos los valores identificados y el documento se elimina de la cola de validación manual, lo que permite al usuario centrarse en documentos más pertinentes.

Integración con otros productos Nextbitt

Los datos recogidos se integran en otros productos Nextbitt, por ejemplo Gestión Energética para las facturas de energía, Gestión Medioambiental, para los datos relacionados con el consumo y los respectivos factores de emisión de Co².

Ventajas de la Funcionalidad de Reconocimiento Automático de Documentos

- Tipos de documentos y personalización de plantillas

La capacidad de Nextbitt para interpretar una amplia gama de documentos ofrece una ventaja significativa a las organizaciones. Al permitir la lectura de cualquier tipo de documento, desde facturas y contratos hasta informes y formularios, Nextbitt se adapta a las necesidades específicas de cada cliente. Esto no sólo aumenta la versatilidad de la plataforma, sino que también mejora la fiabilidad de los procesos a lo largo del tiempo.

Además, la personalización de plantillas es una característica clave que ofrece Nextbitt. Con el tiempo, la plataforma aprende del historial de datos recopilados y de las interacciones del usuario, perfeccionando continuamente el modelo de interpretación. Estas adaptaciones personalizadas garantizan una experiencia más precisa y eficiente, alineada con las necesidades específicas de cada entorno organizativo.

- Inteligencia Artificial (IA)

La integración de la Inteligencia Artificial (IA) en el reconocimiento e interpretación automática de documentos desempeña un papel crucial en la mejora de la fiabilidad y precisión de los resultados. Anteriormente, este proceso dependía en gran medida de la intervención humana, lo que aumentaba el riesgo de errores y retrasos. Sin embargo, con Nextbitt, la IA se encarga de la mayor parte del trabajo, reduciendo significativamente la necesidad de intervención humana y garantizando una mayor seguridad de los datos presentados.

Los algoritmos de IA aplicados por Nextbitt están entrenados para reconocer patrones y extraer información relevante de los documentos con precisión y eficacia. Esto no sólo acelera el proceso de interpretación, sino que también mejora la calidad de los resultados, permitiendo a las organizaciones tomar decisiones más informadas y asertivas basadas en los datos extraídos.

Además, la IA de Nextbitt es adaptativa, lo que significa que puede aprender y evolucionar con el tiempo. A medida que se procesan más datos y se realizan más interacciones, los algoritmos se vuelven más refinados y precisos, proporcionando una interpretación cada vez más exacta y fiable de los documentos.

- Integración automática de datos

Una de las ventajas fundamentales de la funcionalidad de Nextbitt es la integración automática de los datos en el sistema de la empresa. Una vez que los datos son procesados con éxito por la plataforma, se integran automáticamente en otros productos del ecosistema Nextbitt. Esto permite a las organizaciones evaluar inmediatamente el impacto de la información introducida y tomar decisiones basadas en datos actualizados y precisos.

Esta integración automática de datos elimina la necesidad de transferir manualmente la información entre sistemas, reduciendo los errores y los retrasos asociados. Además, proporciona una visión holística y en tiempo real de las operaciones de la organización, lo que facilita una toma de decisiones más rápida e informada.

Próximos pasos

Al adoptar esta funcionalidad de la plataforma Nextbitt, las organizaciones optimizan sus flujos de trabajo y toman decisiones más informadas y rápidas basadas en datos actualizados y precisos. Este enfoque no sólo mejora la eficiencia operativa, sino que también impulsa la competitividad y adaptabilidad de las organizaciones en un entorno empresarial en constante evolución.

Nextbitt no es sólo una herramienta, es un socio estratégico para gestionar eficazmente la información y tomar decisiones informadas. Descubra más sobre cómo usamos la Inteligencia Artificial en Nextbittaquí y reserve una Demo con nosotros para ver esta característica en acción.

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