Ventajas del sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO)

En la era de la tecnología y la competitividad empresarial, la eficiencia operativa es fundamental para el éxito de las empresas. Uno de los pilares esenciales para garantizar esta eficiencia es una correcta gestión del mantenimiento. En este artículo, exploramos la importancia de la gestión del mantenimiento y cómo la adopción de un sistema informatizado, como el Sistema Informatizado de Gestión del Mantenimiento (GMAO), puede beneficiar a las empresas a largo plazo.

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Ventajas de la gestión del mantenimiento en las empresas

Hoy en día, la gestión del mantenimiento es crucial para el buen funcionamiento de una empresa, ya que le permite obtener algunos beneficios esenciales:

1. Minimización de Costes: reduce los costes operativos evitando paradas no planificadas, alargando la vida útil de los equipos y optimizando el uso de los recursos.

2. Maximización de laproductividad: mantener los equipos en buen estado de funcionamiento contribuye a maximizar la productividad, minimizar los tiempos de inactividad y garantizar la eficiencia operativa.

3. Garantía de seguridad: esencial para garantizar la seguridad de los trabajadores y el cumplimiento de los reglamentos y normas de seguridad, reduciendo el riesgo de accidentes en el lugar de trabajo.

4. Protección de activos: los equipos representan una inversión significativa para una empresa y su gestión eficaz protege esta inversión alargando su vida útil.

5. Mejora de la satisfacción del cliente: unos equipos en buen estado de funcionamiento suponen menos interrupciones de los servicios o la producción, lo que se traduce en una mayor satisfacción y retención de los clientes.

6. Planificación estratégica: proporciona datos e información valiosos que pueden utilizarse en la planificación estratégica de la empresa, identificando áreas de mejora, optimizando recursos y anticipando necesidades futuras.

7. Competitividad: al operar de forma más eficiente, reducir costes y ofrecer un servicio más fiable a los clientes, las empresas con prácticas de mantenimiento eficaces tienen una ventaja competitiva en el mercado.

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Los principales retos de un responsable de mantenimiento:

Por su parte, los responsables de mantenimiento se enfrentan a una serie de retos en su trabajo diario, desde lagestión de recursos limitados hasta la exigencia de un mantenimiento con altos estándares de rendimiento y seguridad, al tiempo que lidian con la presión de reducir costes y garantizar el cumplimiento de la normativa.

En este sentido, es esencial adoptar una herramienta que ayude a estos profesionales a resolver todas estas cuestiones. Unaherramienta que puede resolver muchos de los retos diarios a los que se enfrenta un gestor de mantenimiento es un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO). Este software pretendeconcentrar y sistematizar información que de otro modo estaría dispersa, facilitando así los procesos de las operaciones de mantenimiento.

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¿Cuáles son las principales funciones de una GMAO?

• Gestión de órdenes de trabajo
• Gestión de recursos y mano de obra
• Registro de activos
• Mantenimiento preventivo de equipos
• Gestión de materiales e inventario
• Análisis, informes y auditorías

La GMAO es, por tanto, una herramienta esencial para optimizar la gestión y el mantenimiento de los activos, mejorando la eficacia y la fiabilidad de las operaciones.

Sin embargo, otro reto al que se enfrentan los responsables de mantenimiento es justificar la necesidad de invertir en una GMAO, es decir, identificar sus ventajas para la dirección de la empresa y cómo es la mejor opción a largo plazo.

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¿Cómo puedo justificar la implantación de una GMAO en mi empresa?

¿Su día a día como responsable de mantenimiento está lleno de procedimientos inadecuados o anticuados? ¿Y, sin embargo, la dirección de su empresa no reconoce las ventajas de invertir en un sistema automatizado de gestión del mantenimiento?

Siga estos consejos para presentar el valor añadido y los beneficios a largo plazo y convierta la percepción de un coste en una inversión con un retorno garantizado.

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Para determinar las ventajas de un sistema de estas características, empiece por plantearse algunas preguntas que, según Kris Bagadia, experto internacional en GMAO, son esenciales para determinar la necesidad de implantar esta tecnología:

• ¿Cuánto tiempo podría soportar la empresa unaparada de la línea de producción por falta de piezas?
• ¿Estamos gastando más en mantenimiento hoy que hace cinco años? En caso afirmativo, ¿cuánto?
• ¿Disponemos de la información necesaria para planificar las operaciones de mantenimiento?
• ¿Podemos obtener esta información cuando la necesitamos? ¿Y está en un formato que podamos utilizar?
• ¿Cuáles son los planes de la empresa para las operaciones y los equipos?

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Al mismo tiempo, surgen algunas cuestiones más prácticas cuando hay que realizar el mantenimiento de los equipos, que no siempre queda registrado:

• ¿Dónde compramos la última pieza de repuesto para este equipo y cuánto costó?
• ¿Está aún en garantía?
• ¿Con quién hablamos?
• ¿Cuál fue el plazo de entrega?

La respuesta a estas preguntas, o la imposibilidad de responderlas, ayudará a determinar la necesidad de una GMAO.

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Aunque la empresa ya disponga de un sólido sistema de información de mantenimiento, si no es fácilmente accesible o no está en el formato adecuado, las operaciones pueden ser menos productivas y hay margen para mejorar su rapidez y eficacia. El cambio es, por tanto, la mejor opción.

Las principales ventajas de este cambio son las siguientes:

• Organización y gestión eficientes: una GMAO permite a las empresas organizar y gestionar todas las actividades de mantenimiento de forma eficiente. Desde la programación de las tareas hasta el seguimiento del inventario y la gestión de los proveedores, la GMAO simplifica todo el proceso, garantizando que no se olvide ni se pase por alto nada.

• Reducción de los costes operativos: al evitar las averías imprevistas, optimizar los programas de mantenimiento y gestionar eficazmente los recursos mediante la implantación de esta tecnología, las empresas pueden ahorrar dinero a largo plazo.

• Aumento de la productividad: con un mantenimiento preventivo eficaz, las empresas pueden garantizar que sus activos estén siempre operativos y aumentar la productividad reduciendo el tiempo de inactividad no planificado de la maquinaria y los equipos.

• Mejores decisiones: con acceso a datos en tiempo real sobre el rendimiento de los activos y el historial de mantenimiento, las empresas pueden tomar decisiones informadas y estratégicas. Esto permite una gestión más proactiva y eficiente de los recursos y una respuesta rápida a cualquier problema que surja.

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Beneficios a largo plazo:

• Mayor vida útil de los activos: Al realizar un mantenimiento preventivo periódico, los activos de la empresa tienen una vida útil más larga, lo que reduce la necesidad de sustitución frecuente y los costes asociados.

• Mayor satisfacción del cliente: Con los equipos en buen estado de funcionamiento y menos interrupciones del servicio, las empresas pueden ofrecer una mejor experiencia al cliente, lo que se traduce en una mayor fidelidad y recomendación.

• Cumplimiento de normas y reglamentos: El mantenimiento periódico y documentado suele ser un requisito normativo en muchos sectores. Un sistema de GMAO ayuda a las empresas a cumplir estos requisitos, evitando multas y sanciones.

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¿Y cuáles son las ventajas financieras?

De hecho, esta será una de las preguntas que se hará la dirección de su empresa, es decir, ¿qué vamos a obtener con ello?

En este contexto, Kris Bagadia destaca la importancia de realizar un análisis financiero detallado para justificar la implantación de una GMAO, que permita determinar las ganancias reales calculando el ahorro de cada módulo del sistema.

Por ejemplo, si el tiempo de planificación de un trabajo es elevado, la implantación de una GMAO con módulos de programación de órdenes de trabajo y mantenimiento preventivo puede reducir significativamente estos costes y hacer que toda la operación sea más fluida y ágil, simplificando las tareas operativas.

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En resumen, la adopción de una GMAO no sólo mejora la eficiencia del mantenimiento, sino que también contribuye a la reducción de costes, el aumento de la productividad y el cumplimiento de la normativa, por lo que es una opción esencial para cualquier responsable de mantenimiento que busque maximizar el rendimiento de su equipo y sus activos.

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