En muchas organizaciones, la gestión de instalaciones (FM) sigue considerándose un centro de costes, centrado en mantener las luces encendidas y los edificios en condiciones. Sin embargo, la forma en que se gestionan las instalaciones y los activos determina cada vez más si la empresa puede resistir las crisis, proteger a las personas y los datos y seguir atendiendo a los clientes cuando las cosas van mal.
Estudios recientes del sector subrayan este cambio. El informe Global State of Facilities Management Report 2025 de JLL describe un momento en el que "de la sala de calderas se pasa a la sala de juntas": El FM se está convirtiendo en una función estratégica que influye directamente en la resistencia operativa, la experiencia de los ocupantes y el valor de la empresa a largo plazo. La resistencia ya no es abstracta. Se manifiesta en el tiempo de actividad, los tiempos de recuperación y la capacidad de adaptar los edificios y las infraestructuras a la volatilidad del clima, la energía y el mercado.
Este artículo describe cuatro formas prácticas en que los equipos de gestión de instalaciones y activos pueden convertirse en motores de resistencia para la empresa, y concluye con una sencilla lista de comprobación para la auto evaluación.
La resistencia empieza con los activos, no sólo con los planes
Los planes de continuidad de la actividad suelen estar en documentos propiedad de los equipos de riesgos o TI. Pero en las operaciones cotidianas, la continuidad se decide en función de si los activos y centros críticos pueden seguir funcionando con seguridad en condiciones de estrés. Esto incluye sistemas de energía, calefacción, ventilación y aire acondicionado, seguridad contra incendios, ascensores, equipos de producción, salas de datos y espacios de servicio.
En la UE, los edificios representan alrededor del 43% del consumo final de energía, lo que significa que son una fuente importante tanto de riesgo operativo como de oportunidades de descarbonización. El rendimiento energético, la fiabilidad de los activos y el uso del espacio están interrelacionados. Si la infraestructura energética falla, si un refrigerador crítico se para durante una ola de calor o si se acumulan los retrasos de mantenimiento en lugares clave, la resistencia se ve comprometida mucho antes de que se active cualquier plan de crisis.
Palanca 1 - Mapa de criticidad: centrarse en lo que realmente importa
El primer paso para pasar de "arreglar cosas" a la resiliencia es saber qué activos son los más importantes para la continuidad de la empresa, lo cual va más allá de etiquetas genéricas como "prioridad 1" y requiere criterios de criticidad estructurados: impacto en la seguridad, impacto en las operaciones, impacto en los clientes, impacto en el medio ambiente y cumplimiento de la normativa. Normas como la ISO 55001 fomentan explícitamente la gestión de activos basada en el riesgo, en la que los recursos se priorizan en función de las consecuencias de un fallo.
Con un mapa de criticidad claro, los equipos de FM pueden:
- Definir el tiempo de inactividad máximo aceptable por activo o sistema.
- Ajustar los niveles de servicio y los tiempos de respuesta a la importancia para la empresa.
- Dar prioridad a las inspecciones y los trabajos preventivos en los activos de mayor riesgo.
En la práctica, esto puede significar clasificar los cuadros eléctricos principales y los generadores de emergencia de un hospital como de máxima importancia, mientras que la iluminación decorativa sigue siendo de baja importancia. En logística, las puertas de los muelles y los equipos de clasificación estarían por encima de la climatización no esencial de las oficinas. De lo que se trata es de vincular las prioridades técnicas al impacto empresarial, no a una urgencia subjetiva.
Palanca 2 - Del mantenimiento reactivo al mantenimiento preventivo y predictivo basado en el riesgo
Décadas de prácticas de gestión de activos y fiabilidad demuestran que confiar principalmente en el mantenimiento correctivo conlleva mayores costes del ciclo de vida, más tiempo de inactividad no planificado y mayores riesgos para la seguridad. El mantenimiento preventivo reduce la probabilidad de averías, mientras que las técnicas predictivas -que utilizan sensores y análisis de datos- detectan los problemas antes de que interrumpan las operaciones.
Los organismos del sector y los estudios gubernamentales destacan sistemáticamente que el mantenimiento planificado y basado en el riesgo es una de las formas más rentables de mejorar la fiabilidad. Cuando los equipos de FM combinan el mapeo de criticidad con estrategias preventivas y predictivas, pueden
- Programar las intervenciones cuando el impacto en el negocio es menor.
- Reducir la repetición de fallos abordando las causas fundamentales, no sólo los síntomas.
- Demostrar, con datos, cómo el gasto en mantenimiento protege los ingresos y la seguridad.
Por ejemplo, en lugar de tratar a todas las unidades de tejado por igual, un equipo puede utilizar datos históricos de averías, tiempo de funcionamiento y consumo de energía para identificar qué unidades tienen más probabilidades de fallar bajo estrés térmico, y ajustar los planes de mantenimiento en consecuencia.
Palanca 3 - Resiliencia energética y de servicios públicos
La resiliencia no consiste sólo en evitar cortes, sino también en hacer frente a las turbulencias energéticas y climáticas. En Europa, los edificios siguen siendo uno de los mayores consumidores de energía, y las nuevas directivas pretenden transformar el parque de edificios para que consuman casi cero energía y produzcan cero emisiones a partir de 2030. Para los responsables de las instalaciones, esto supone un doble reto: garantizar un funcionamiento ininterrumpido al tiempo que se reducen el consumo y las emisiones.
Una estrategia energética orientada a la resiliencia suele incluir:
- Supervisión en tiempo real de la electricidad, el gas, la calefacción y la refrigeración a nivel de centro y de sistema.
- Umbrales y alertas claros para patrones anormales que puedan indicar fallos o derroche.
- Escenarios de respuesta a la demanda, energía de reserva y desconexión de la carga, en consonancia con las prioridades de la empresa.
Los informes políticos sobre eficiencia energética en la UE subrayan que la renovación y la mejora del funcionamiento de los edificios pueden suponer un importante ahorro energético en los edificios públicos y comerciales, con beneficios directos para la seguridad y el coste de la energía. Los equipos de instalaciones están en primera línea de ese cambio.
Lea nuestra guía CSRD + ISO 55001
Palanca 4 - Cumplimiento y preparación para auditorías como seguro de resistencia
La normativa es otra dimensión de la resistencia. Las normas medioambientales, de seguridad y de gestión de activos exigen cada vez más a las organizaciones que documenten cómo gestionan los riesgos, mantienen los activos e informan sobre la energía y las emisiones. En virtud de la CSRD, por ejemplo, las empresas deben revelar las emisiones de gases de efecto invernadero de alcance 1, 2 y 3 y demostrar planes creíbles para reducirlas.
Los equipos de instalaciones y activos disponen de los datos fundamentales necesarios para estas divulgaciones: uso de la energía, rendimiento de los equipos, pérdidas de refrigerante, historial de mantenimiento y más. Cuando esta información está fragmentada en hojas de cálculo y sistemas locales, responder a las auditorías o a las preguntas de los inversores resulta lento y propenso a errores. Cuando se consolida en una única plataforma de gestión de activos e instalaciones, las organizaciones pueden:
- Producir pruebas coherentes de mantenimiento e inspecciones.
- Mostrar cómo las decisiones sobre activos contribuyen a la reducción de riesgos y a la descarbonización.
- Vincular el rendimiento de los edificios a los objetivos de sostenibilidad y resiliencia de la empresa.
El cumplimiento se convierte entonces en algo más que un "ejercicio de marcar casillas": apuntala una narrativa de resiliencia creíble.
Descubra nuestra plataforma FM
Una sencilla lista de comprobación: ¿es el FM un motor de resiliencia en su empresa?
Los equipos de gestión de instalaciones y activos pueden utilizar preguntas como éstas para evaluar su situación:
- ¿Tenemos un inventario completo de activos con una criticidad claramente definida para la empresa?
- ¿Podemos ver, en un solo lugar, el estado de mantenimiento y el historial de fallos de los sistemas críticos?
- ¿Supervisamos la energía y los servicios públicos para detectar a tiempo riesgos e ineficiencias?
- ¿Estamos preparados para responder a preguntas difíciles sobre el rendimiento de los edificios, las emisiones y los riesgos de los activos por parte de auditores, inversores o reguladores?
Si la respuesta a varias de estas preguntas es "todavía no", la ventaja está clara: hay un margen importante para reforzar la resiliencia mediante una mejor gestión de los activos y las instalaciones.
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