¿Qué diferencias hay entre gestión de activos y gestión de instalaciones?

En el mundo empresarial se utilizan a menudo términos como "gestión de activos" y "gestión de instalaciones", pero no siempre se entienden correctamente. La confusión entre estos dos conceptos es muy común, pero entender la distinción entre ellos es fundamental para que las empresas funcionen con eficacia en todos los sectores. En este artículo exploraremos estas diferencias, aclararemos cuáles son las funciones y objetivos de cada uno y cómo contribuyen ambos al éxito de una organización.

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¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE ACTIVOS FÍSICOS?

Pero, ¿qué son los activos físicos de una empresa?

Los activos de una empresa son todos los recursos que posee una organización, que representan sus activos físicos, como edificios, maquinaria industrial, una flota de coches, equipos de oficina y equipos para que los propios empleados realicen su trabajo, como teléfonos móviles u ordenadores, entre otros.

La Gestión de Activos Físicos consiste precisamente en la gestión holística de estos activos, buscando maximizar su rentabilidad a lo largo de su ciclo de vida, contribuyendo así a aumentar la rentabilidad de la empresa y su competitividad en el mercado en el que opera.

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¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE LA GESTIÓN DE ACTIVOS FÍSICOS PARA MI EMPRESA?

Implantar una herramienta o sistemade Gestión de Activos Físicos tiene varias ventajas para las organizaciones: ‍

- Aprovechamiento de todo el potencial de los activos físicos, desde su adquisición hasta su eliminación.

Una buena herramienta de gestión de activos físicos le permite controlar el rendimiento, aumentar la eficiencia, lograr un rendimiento optimizado y más sostenible, es decir, gestionar las oportunidades, las mejoras y las amenazas. También podrá tomar las mejores decisiones y hacer más eficaz el rendimiento de los activos físicos. Por ejemplo, será posible decidir en cualquier momento si es económicamente más interesante realizar una reparación, actualizar la tecnología o sustituir determinados equipos, teniendo en cuenta los costes económicos, financieros, sociales y medioambientales de estas distintas opciones ‍.

- Reducción de los costes de explotación

Al identificar los activos físicos infrautilizados, eliminar los redundantes o innecesarios y optimizar los procesos de mantenimiento y sustitución, una gestión eficaz de los activos físicos contribuye a minimizar los costes de explotación y, por tanto, a mejorar la planificación financiera. Además, al identificar con precisión los costes de mantenimiento y trazar el momento ideal para sustituir un equipo, también podrá planificar la compra de nuevos equipos con mayor antelación, aumentando así su capacidad de negociación. ‍

- Aumento de la productividad del equipo

La calidad de las entregas y la productividad están estrechamente relacionadas con los materiales y las condiciones de trabajo que se ofrecen a los empleados de la empresa. Así, si los equipos, la maquinaria y otros materiales de trabajo son obsoletos e inadecuados, afectan inevitablemente al rendimiento. Al implantar una buena herramienta o sistema de gestión de activos físicos, estará impulsando la productividad de sus equipos. ‍

- Toma de decisiones basada en datos fiables y en tiempo real

Implantar un buen sistema de gestión de activos físicos implica mapear y catalogar toda la infraestructura de la empresa, lo que facilita la planificación de actividades y la toma de decisiones, optimizando los procesos y haciéndolos más eficientes. ‍

- Mitigación de riesgos

Una gestión adecuada de los activos físicos puede prevenir los riesgos derivados de la actividad normal, por ejemplo mediante el mantenimiento preventivo de los equipos, seguros específicos adecuados a los mismos o la sustitución de los activos obsoletos. ‍

- Maximizar el ROI (retorno de la inversión)

En la práctica, en última instancia, al optimizar el uso de los activos físicos de una organización, estamos haciendo que generen mayor valor para la empresa y reduciendo sus costes operativos, realizando una asignación estratégica de los recursos para generar un mayor rendimiento financiero.

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UN CASO PRÁCTICO Gestión de activos físicos para una compañía aérea

Una aerolínea puede utilizar sistemas de gestión de activos físicos para realizar un seguimiento del mantenimiento de las aeronaves y garantizar que se encuentran en condiciones óptimas de funcionamiento mediante:

• Seguimiento de la flota;
• Mantenimiento predictivo y preventivo;
• Gestión del inventario de piezas de repuesto;
• La optimización del uso de la flota.

Utilizando un sistema de gestión de activos físicos que garantice todo lo anterior, la aerolínea puede mejorar significativamente el rendimiento de sus activos y ofrecer una experiencia segura y eficiente a los pasajeros.

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¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE INSTALACIONES?

El Facility Management ( o gestión de edificios) implica la gestión y el mantenimiento eficaces de edificios, infraestructuras y recursos asociados, con el fin de garantizar que un entorno de trabajo o espacio físico funcione correctamente para asegurar el buen desarrollo de las actividades principales de la empresa.

En términos prácticos, podríamos estar hablando de una fábrica, una oficina, un estadio o un hospital e incluye el mantenimiento de los edificios, infraestructuras y equipos que lo componen; pero también la gestión de las personas, los contratos con proveedores y sus empleados, como los servicios de limpieza, vigilancia, catering, informática, jardinería, es decir, todas las actividades que, interconectadas, hacen que una empresa funcione.

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¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DEL FACILITY MANAGEMENT PARA MI EMPRESA?

Las principales ventajas de implantar un sistema de gestión de instalaciones en las organizaciones son:

• Mejorar la calidad, la productividad y los resultados financieros de la empresa;
• Gestionar los acuerdos de nivel de servicio para los proveedores de servicios externos o internos;
• Reforzar la sostenibilidad y reducir el impacto medioambiental;
• Mantener el cumplimiento normativo y proporcionar lugares de trabajo seguros;
• Optimizar el rendimiento y los costes de mantenimiento.
• En resumen, permite crear un espacio de trabajo adecuado y de alta calidad, aumentando así la productividad de los equipos principales y secundarios y optimizando los costes.

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En términos prácticos, cómo funciona el Facility Management:

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- Permite una mayor eficiencia operativa y gestión del consumo

Garantiza el buen funcionamiento de las instalaciones, reduciendo los costes y aumentando la productividad, en particular mediante una gestión más eficaz de los recursos y el mantenimiento. ‍

- Mejora la experiencia del usuario y aumenta la productividad

Crea entornos seguros y confortables para empleados, clientes y visitantes, mejorando su satisfacción y bienestar, actuando sobre la ergonomía de espacios y equipos y controlando indicadores como la temperatura, la calidad del aire o los niveles de ruido. ‍

- Apoya los objetivos estratégicos

Alinea las instalaciones con los objetivos de la organización, al tiempo que garantiza que las operaciones se ajustan a la legislación y elcumplimiento de la empresa, facilitando la adaptación a los cambios e impulsando la competitividad a largo plazo.

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UN CASO PRÁCTICO DE Facility Management

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- Servicios de limpieza e higiene

Dado queel Facility Management se centra en la gestión del entorno físico para garantizar su buen funcionamiento, la buena gestión de los servicios de limpieza e higiene es uno de los muchos ejemplos que pueden darse.

Mediante la contratación de servicios de limpieza, los Facility Managers no sólo pueden mantener el aspecto estético de los espacios, sino también prevenir enfermedades, reducir el riesgo de accidentes y promover un entorno de trabajo saludable. Con un sistema de Facility Management adecuado, puede controlar la periodicidad, el cumplimiento de las acciones y los SLA de sus proveedores de servicios externos.

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‍DIFERENCIAS ENTRE GESTIÓN DE ACTIVOS Y GESTIÓN DE INSTALACIONES

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Un sistema de calidad que englobePhysicalAsset ManagementyFacility Management le permitirá automatizar diversas actividades de su organización, acceder a los datos en tiempo real e integrar los procesos operativos, haciendo que su empresa sea más eficiente y rentable.

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