El 78% de los profesionales españoles de FM priorizan la eficiencia: ¿Está preparada su organización?

Contexto del problema

En el sector del FM español, la eficiencia ha pasado de ser un objetivo deseable a un imperativo de supervivencia. Según datos recientes del sector documentados en el Estudio Integral del Sector Facility Management 2025, el 62,6% de los profesionales identifica el control de costes como su principal reto, mientras que el 47,2% debe gestionar proveedores externos complejos para servicios especializados.

Esta presión no surge en el vacío. Las empresas españolas operan en un entorno en el que cada euro cuenta, especialmente cuando los márgenes se comprimen y las normativas de sostenibilidad se intensifican. El cumplimiento normativo, identificado como reto por el 44% de los profesionales, añade complejidad adicional a unas operaciones ya de por sí tensas.

Aquí surge una preocupante paradoja que caracteriza al sector. Aunque el FM es fundamental para la operatividad de las empresas, su reconocimiento estratégico sigue siendo limitado. Sólo el 30% de las organizaciones concede gran visibilidad a sus departamentos de FM, mientras que el 47% mantiene un reconocimiento medio y el 23% considera que la visibilidad del área es baja.

Esta desconexión entre importancia operativa y reconocimiento estratégico crea un círculo vicioso perjudicial: sin visibilidad organizativa, es difícil demostrar un valor cuantificable; sin valor demostrable, la visibilidad estratégica no mejora.

"La eficiencia en FM no es sólo una métrica operativa, es la clave para el reconocimiento estratégico que necesita el sector", observa Miguel Salgueiro, Chief Business Officer y Socio Fundador de Nextbitt.

Diagnóstico técnico

El reto fundamental radica en la fragmentación de datos y procesos que caracteriza históricamente al sector del FM español. Las empresas gestionan sus instalaciones con sistemas heterogéneos que no se comunican entre sí, creando silos de información que impiden tomar decisiones basadas en datos contextualizados y en tiempo real.

Esta situación se agrava considerablemente si se tiene en cuenta que el 72,8% de los profesionales reconoce la analítica de datos como una tecnología prioritaria, pero carece de herramientas eficaces para implementarla. El resultado es una gestión predominantemente reactiva, costosa y opaca que perpetúa los problemas identificados en recientes estudios del sector.

Los sistemas heredados dominan el panorama tecnológico actual. Estos sistemas, desarrollados antes de la era moderna de la conectividad, funcionan como silos independientes. El departamento de mantenimiento utiliza una aplicación, la gestión de la energía otra, lo que exige una consolidación manual que consume muchos recursos para la elaboración de informes de sostenibilidad.

"No se puede gestionar lo que no se puede ver, y la mayoría de las organizaciones de FM operan con una visibilidad parcial de sus activos más críticos", explica Pedro Morais, CTO y fundador de Nextbitt. "Los datos existen, pero están fragmentados a través de sistemas que no se comunican de manera efectiva".

Soluciones y compromisos

Para hacer frente a estos retos sistémicos, las organizaciones de FM se enfrentan normalmente a tres opciones principales, cada una con implicaciones distintas para sus operaciones:

Nextbitt ofrece una cuarta alternativa que mitiga los riesgos de cada enfoque tradicional al tiempo que maximiza los beneficios:

• Los sensores IoT envían los datos directamente a la plataforma, eliminando la introducción manual y los erroresasociados

• Los algoritmos de validación automática identifican las incoherencias antes de que se conviertan en problemasoperativos

• Los equipos técnicos sólo intervienen cuando se detectan excepciones, liberando tiempo para tareasestratégicas de mayor valor

"Fundamos Nextbitt en 2015 precisamente porque identificamos esta brecha crítica en el mercado. Las soluciones existentes estaban tecnológicamente obsoletas o eran demasiado genéricas para abordar los retos específicos del FM moderno", comenta André Calixto, CEO y Socio Fundador.

Caso de uso en el mundo real

Consideremos un caso representativo de una cadena de centros comerciales con cuatro ubicaciones principales (Madrid, Barcelona, Valencia, Sevilla) que se enfrentaba al típico reto documentado en los estudios del sector: una variación del 25% en los costes operativos entre centros similares, sin una visibilidad clara de las causas subyacentes.

Situación inicial típica del sector:

La cadena funcionaba con una gestión descentralizada sin sinergias entre las ubicaciones. Cada centro funcionaba como una isla independiente, utilizando sistemas heterogéneos que no proporcionaban información consolidada. Los informes manuales consumían 80 horas mensuales de recursos especializados distribuidos entre las cuatro ubicaciones.

Cómo podría Nextbitt transformar esta situación:

La implantación comenzaría con un piloto estratégico en el centro más complejo (Madrid). Durante los tres primeros meses, se instalarían sensores de ocupación, de consumo energético y de calidad ambiental, creando una red de datos en tiempo real que revelaría patrones de uso hasta entonces invisibles para la dirección.

Nextbitt permitiría optimizar la climatización basándose en la ocupación real medida por los sensores, y no en estimaciones históricas potencialmente inexactas. La plataforma proporcionaría cuadros de mando en tiempo real que mostrarían correlaciones entre ocupación y consumo energético, identificando oportunidades de ahorro actualmente ocultas en la gestión tradicional.

Los algoritmos de aprendizaje automático de Nextbitt analizarían los patrones de flujo de visitantes, correlacionándolos con el consumo de energía para optimizar automáticamente los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado. La gestión de inquilinos se beneficiaría de datos precisos sobre ocupación y uso del espacio, lo que mejoraría las negociaciones de renovación y la planificación espacial.

Resultados potenciales basados en puntos de referencia del sector:

• Reducción del 18-25% del consumo de energía gracias a una optimizaciónreal basada en la ocupación.

• 20-30% de mejora de la satisfacción de los inquilinos gracias a la gestiónmedioambiental automática

• 100% de visibilidad de las operaciones críticas por primera vez en la historiaoperativa

• 60-70 horas mensuales liberadas del trabajoadministrativo manual

• Retorno potencial de la inversión del 120-160% en el primer año, basado en referencias documentadas.
  

Estadísticas y puntos de referencia

El panorama español del FM presenta importantes oportunidades documentadas por estudios sectoriales y consultoras internacionales especializadas.

El 85% de las empresas persiguen un doble objetivo según estudios recientes: mejorar la eficiencia operativa Y el bienestar de los empleados. Esta convergencia marca un punto de inflexión histórico en el que la tecnología puede aportar valor en múltiples dimensiones simultáneamente, superando los enfoques tradicionales de optimización única.

El 61% está investigando opciones de IA para el mantenimiento predictivo, aunque sólo el 27% lo ha implementado de forma efectiva. Esta brecha de 34 puntos porcentuales representa una ventana temporal significativa para la acción estratégica.

• Puntos de referencia internacionales verificables

Las organizaciones que han implementado el análisis de datos y las tecnologías inteligentes en FM están informando de resultados consistentes a nivel mundial:

Eficiencia energética:

Según datos del World Green Building Council, los edificios inteligentes pueden lograr reducciones del 25-30% en las emisiones de carbono en comparación con los edificios tradicionales. La investigación de JLL documenta que los edificios con tecnología inteligente pueden lograr alquileres un 5-10% más altos y un mayor valor de los activos a largo plazo.

Mantenimiento predictivo:

Un estudio publicado por McKinsey indica que las organizaciones con capacidades maduras de mantenimiento centrado en la fiabilidad dedican el 70-85% de las horas técnicas a actividades preventivas frente a las correctivas. Las empresas que aplican el mantenimiento predictivo pueden reducir los costes entre un 25 y un 30%, al tiempo que prolongan considerablemente la vida útil de los activos.

Retorno de la inversión en edificios inteligentes:

La investigación de Deloitte demuestra que los edificios ecológicos inteligentes pueden ayudar a reducir hasta un 30% del consumo de agua, un 40% del uso de energía y un 10-30% de los costes totales de mantenimiento. Los sistemas de gestión de edificios habilitados para IoT cuestan menos de un tercio que los sistemas tradicionales, con una amortización típica inferior a dos años.

El 57,1% prioriza la eficiencia energética como segunda prioridad estratégica según estudios del sector, lo que refleja una industria que comprende la conexión intrínseca entre sostenibilidad y rentabilidad.

Integración y uso de productos

La Plataforma Nextbitt está diseñada como un ecosistema integrado que puede crecer orgánicamente con las organizaciones de FM. Para las empresas del sector, esto crea sinergias operativas que trascienden significativamente la suma de las funcionalidades individuales.

La Gestión de Activos proporciona una visibilidad completa de los equipos y sistemas críticos, documentando los ciclos de vida y optimizando las inversiones de capital basándose en datos reales de rendimiento. La Gestión de Instalaciones optimiza las operaciones rutinarias y programa el mantenimiento basándose en el estado real de los activos, no en calendarios arbitrarios que pueden generar un costoso exceso de mantenimiento.

La gestión de la energía correlaciona el consumo con la actividad operativa real, generando una visión más profunda de la ESG que las simples métricas de consumo agregadas. Esta correlación permite identificar oportunidades de optimización que no son evidentes en los análisis tradicionales de facturas de servicios públicos.

"La arquitectura integrada de Nextbitt refleja el funcionamiento real de las organizaciones modernas de gestión de edificios: no se gestiona la energía de forma aislada del mantenimiento, ni el mantenimiento independientemente de la ocupación. Todo está interconectado, y la plataforma debe reflejar esta realidad operativa para ser realmente eficaz",explica Miguel Salgueiro.

Reflexiones finales

Las organizaciones españolas de FM que tratan la eficiencia como una función estratégica -no sólo como un objetivo operativo- están desbloqueando nuevas fuentes de valor y construyendo ventajas competitivas sostenibles en un mercado cada vez más exigente.

La tecnología ha alcanzado un punto de madurez crítico en el que implementar analítica avanzada, IoT y automatización inteligente no requiere grandes inversiones internas en I+D ni recursos técnicos extraordinarios. Plataformas como Nextbitt democratizan el acceso a capacidades antes reservadas a organizaciones con presupuestos tecnológicos considerables.

El momento de actuar es precisamente ahora. Las empresas que implementen estas capacidades en 2025 tendrán una ventaja significativa y cuantificable sobre aquellas que pospongan la transformación digital hasta que se convierta en una necesidad defensiva en lugar de ofensiva.

Preguntas técnicas frecuentes

1. ¿Puede la solución gestionar múltiples ubicaciones con diferentes sistemas existentes?
   Sí. Nextbitt utiliza una arquitectura multi-tenant que permite una gestión centralizada con autonomía operativa local. Las APIs estándar se integran con la mayoría de sistemas ERP, CAFM y BMS del mercado español.
   
   
2. ¿Cómo se garantiza la seguridad de los datos en una solución en la nube?
   La plataforma cumple rigurosamente las normas ISO 27001 y GDPR. Los datos se cifran en tránsito y en reposo utilizando estándares de la industria, con acceso basado en roles y auditorías automáticas continuas. Todos los servidores están ubicados en centros de datos europeos certificados.
   
   
3. ¿Cuál es el tiempo típico de implantación y el ROI esperado?
   Basado en más de 500 implantaciones con éxito, el tiempo típico es de 4-8 meses para organizaciones medianas. El ROI medio documentado es de 12-24 meses, y algunas organizaciones alcanzan el umbral de rentabilidad en 6-8 meses, dependiendo del nivel inicial de ineficacia operativa.